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L’Intelligence Artificielle, stimulateur de la fonction financière

23 mars 2018 - Magali Michel, Directrice, Yooz

Quel est le point commun entre cette nouvelle génération de voitures capables de conduire seules et le traitement des factures ? C’est l’Intelligence Artificielle qui lie ces deux univers aussi éloignés ! Ce sont effectivement des technologies comparables qui rendent possible la conduite autonome de votre voiture et qui contribuent à l’optimisation des processus financiers et comptables.

En France, sous le terme de « solutions de dématérialisation de factures » se cache bien souvent, en réalité, un « robot » intelligent qui fait bien plus que « dématérialiser » des documents ! Pour cette raison le terme « automatisation intelligente » est plus significatif du travail produit par ces « robots ». Les anglo-saxons utilisent eux un terme beaucoup plus explicite puisqu’ils parlent de « Account Payable Automation ».

En somme, ces solutions apprennent aussi vite et aussi bien qu’un apprenti passionné : elles identifient les entreprises avec lesquelles vous faites affaire, elles « saisissent automatiquement » leurs factures, connaissent leurs échéances de paiement, les circuits de validation à emprunter et les donneurs d’ordre ou managers à associer aux circuits de validation. Elles sont même capables d’interagir avec les fournisseurs !

Comment cette automatisation intelligente contribue-t-elle à rendre les directions financières plus performantes ? Elle agit principalement sur trois indicateurs de performance :

Le temps consacré au traitement (saisie, validation, litige, classement, recherche)

L’automatisation des tâches génère une réduction des temps consacrés à la collecte et à la recherche des documents, ainsi qu’à la saisie de données.

Cette diminution du temps de traitement se traduit en général par des gains de productivité de 30 à 70 %.

L’optimisation apportée par les solutions de dématérialisation de dernière génération se situe plutôt dans la fourchette haute pour plusieurs raisons :

- Grâce à leurs technologies de reconnaissance de documents basées sur l’I.A., elles savent localiser et extraire automatiquement les données à reconnaitre avec un taux de fiabilité excellent sans aucune indication préalable nécessaire de la part de l’utilisateur.

- L’utilisation de l’Intelligence Artificielle crée également un processus d’amélioration continue des performances de reconnaissance : les capacités d’auto-apprentissage vertueuses du Machine Learning et la mutualisation des comportements propre aux architectures Cloud, permettent aux systèmes de s’enrichir de chaque traitement. Ils  auto-apprennent en permanence. Les experts parlent de « réseaux de neurones incrémentaux », capables d’assimiler de nouvelles données sans dégrader les performances du réseau neuronal, ni oublier les anciennes entrées.

- Les technologies de Data Mining permettent d’identifier les nouveaux fournisseurs via une simple donnée présente sur la facture (numéro de téléphone, numéro de TVA, site web, etc.)

Le cycle de traitement (délai entre l’arrivée de la facture et son paiement)

Cette même automatisation des différentes tâches constitutives du process crée également une accélération du circuit de traitement et de validation. En réduisant les tâches manuelles (saisie, rapprochement entre les bons de commande, les bons de livraison, les factures et les paiements), et en aiguillant automatiquement les factures dans un circuit de validation pertinent grâce aux technologies décisionnelles, l’I.A. accélère de façon significative le cycle de traitement de bout en bout (en général on estime le facteur de gain entre 3 et 20).

La fiabilisation / sécurisation des données et du processus (qualité des données financières, perte de documents, détection de fraudes…)

C’est aussi là toute la puissance de l’« automatisation intelligente» capable d’extraire toutes les données présentes sur les factures, d’en contrôler la pertinence et la cohérence, de proposer des imputations adaptées ; allant même jusqu’à détecter d’éventuels comportements frauduleux grâce à des approches graphométriques (détecter la fraude sur l’image) ou d’analyse fréquentielle (incohérence détectée par rapport à un historique d’usage). 

On peut également distinguer plusieurs autres domaines pour lesquels cette automatisation intelligente est source de valeur et de performance :

- des processus plus efficaces, plus fluides, plus collaboratifs et plus mobiles qui facilitent les interactions entre les différentes parties prenantes dans et hors de la direction financière,

- une traçabilité totale des interventions effectuées sur les documents pendant le cycle de traitement des documents qui permet une conformité avec la législation,

- un reporting intelligent « temps réel » et des indicateurs de performance pertinents qui contribuent à l’évaluation de la performance et son évolution dans le temps. 

Ces usages séduisants de l’Intelligence Artificielle appliqués aux processus financiers ne représentent, en réalité, que la partie émergée de l’iceberg des opportunités que nous offrent ces nouvelles approches technologiques. Ils laissent présager, pour les professionnels du chiffre, de la comptabilité, du contrôle de gestion, un positionnement beaucoup plus attrayant : ils ne produiront plus que de la valeur ajoutée réelle, ils auront du temps pour le contrôle, l'analyse, la stratégie et la prise de décision.

Imaginez un monde dans lequel des systèmes experts, analysant tous les flux de documents financiers ou administratifs, pourraient comparer automatiquement et instantanément les informations indiquées sur un bon de commande, un reçu ou une facture avec des informations disponibles sur le Web ou enfouies dans les différents systèmes d’information de l’entreprise ! Ils seraient ainsi capables de vérifier des coordonnées, de valider la qualité d’une information, de comparer des prix, d’analyser un risque financier, d’anticiper le risque de défaillance d’un fournisseur, d’établir un score de solvabilité, ou d’identifier également des documents suspects ou frauduleux pour les signaler à qui de droit…

Compte tenu de la vitesse vertigineuse à laquelle l’I.A. progresse, ce nouveau monde vous sera probablement familier bien avant qu’un camion autonome de la poste ne vienne déposer le dernier lot de factures papier dans vos locaux !