Après avoir réduit les dépenses directes liées aux voyages d’affaires, les entreprises focalisent aujourd’hui leur attention sur les coûts indirects, en tête desquels les notes de frais, qui génèrent des frais de traitement significatifs. Un chantier qui passe notamment par la mise en place d’outils de dématérialisation ou de solutions de paiement centralisé, de nature à dégager des économies substantielles.
Après s’être longuement focalisées sur l’optimisation des coûts liés notamment à la billetterie, les directions financières cherchent aujourd’hui de nouveaux leviers pour réduire leurs dépenses inhérentes aux voyages d’affaires. Une tâche qui semble toutefois assez compliquée. En effet, si le contrôle des coûts directs relatifs à la gestion des déplacements professionnels et des notes de frais reste un enjeu central pour 85 % des entreprises européennes interrogées dans une étude d’Amadeus réalisée en 2015, 47 % d’entre elles pensent ne plus pouvoir réaliser d’économies sur ces postes.
Des coûts encore trop sous-estimés
Pourtant, des marges de manœuvre demeurent sur les coûts indirects, en particulier sur la gestion des notes de frais.
D’après une enquête mondiale publiée en novembre dernier par HRS et GBTA, il coûterait en effet 53 euros aux entreprises pour traiter une seule note de frais, en prenant en considération l’ensemble des ressources nécessaires à cette mission : le collaborateur qui la saisit, les managers qui la valident, la comptabilité qui l’exploite… En outre, dans un cas sur cinq, il faut même compter un surcoût de 48 euros en raison d’erreurs à corriger ! «Avec environ 19 % de notes de frais contenant des erreurs, les entreprises passent des milliers d’heures et dépensent des milliers d’euros chaque année pour leur correction», analyse Véra Strezyk, présidente de GBTA France.
Un constat confirmé par l’établissement de santé Fresenius Kabi. «Ces erreurs étaient relatives notamment à la TVA ou au non-respect des plafonds imposés par notre politique voyages d’affaires, précise Jean-Charles Cousinou,...
