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EDF expérimente trois robots comptables

Option Finance - 16 janvier 2017 - Astrid Gruyelle

EDF, Innovation

EDF expérimente trois robots comptables

Trois robots ont récemment fait leur apparition au sein du centre de services partagés comptabilité d’EDF. L’un d’entre eux permet notamment de réaliser en une minute une tâche qu’un comptable faisait jusqu’à présent en six minutes.

Dans un contexte de digitalisation des métiers, des réflexions particulièrement novatrices émergent actuellement au sein du service comptable d’EDF. «En échangeant avec d’autres responsables comptables, je me suis rendu compte que la robotisation allait prochainement devenir un sujet inévitable dans la fonction comptable qui pourrait être automatisée à 70 % d’ici quelques années selon plusieurs études, souligne Elina Badetz, directrice du centre de services partagés comptabilité chez EDF. En France, nous sommes déjà en retard par rapport aux pays anglo-saxons, peu d’entreprises se sont véritablement saisies de cet enjeu.» La décision a donc été prise en juin dernier d’expérimenter la robotisation au sein du service comptable d’EDF afin de mesurer l’impact sur la fiabilisation des données et le gain de temps apporté. «Compte tenu des craintes des salariés attachées au sujet de la robotisation, nous avons préféré mettre en place une démarche volontaire, explique Elina Badetz. Les membres du service qui le souhaitaient ont fait part des tâches qu’ils pensaient automatisables.»

Accenture a ensuite aidé EDF à identifier, parmi ces tâches, lesquelles étaient effectivement automatisables. Au final, trois activités ont été retenues. «Tout d’abord, nous avons décidé de mettre en place un robot pour réaliser le travail de rapprochement comptable, indique Elina Badetz. Celui-ci était jusqu’à présent effectué majoritairement par notre ERP, mais une partie était encore réalisée manuellement. Une autre activité retenue pour l’expérimentation consiste à s’assurer que les soldes reportés dans l’application de facturation et dans l’ERP coïncident bien. Enfin, la dernière activité que nous avons décidé de robotiser porte sur le contrôle des factures papier adressées par tous les producteurs d’énergie renouvelable qu’EDF leur rachète.» Toutes sont des activités répétitives et chronophages, présentant une faible valeur ajoutée.

Huit semaines de démarches

Une fois ces activités définies, huit semaines ont été nécessaires pour enclencher le processus de robotisation. «Les comptables volontaires du service ont dû décrire de manière précise chacune des tâches à automatiser aux équipes informatiques d’Accenture, explique Elina Badetz. Puis, lorsque les robots ont été mis en place par les informaticiens, les équipes les ont testés pour s’assurer qu’ils fonctionnaient bien.» Outre le temps affecté à ce processus, un coût y est associé. «La robotisation d’une tâche coûte entre 10 000 et 30 000 euros, ce à quoi s’ajoute le coût récurrent de licence et d’hébergement des données qui correspond au prix d’un serveur», précise Elina Badetz.

En septembre, les premiers robots faisaient ainsi leur entrée au sein du service comptabilité. «Ils sont actuellement en cours d’expérimentation, leur installation devrait être finalisée d’ici la fin de l’année, indique Elina Badetz. Le robot affecté à l’activité de rapprochement permet d’ores et déjà de réduire les erreurs souvent liées à au caractère répétitif des tâches. Par ailleurs, il effectue en une minute une tâche qui était réalisée en six minutes par un comptable : il ouvre une requête dans l’ERP, va chercher les comptes à interroger, relève les montants des deux bases de données et les rapproche à l’aide de critères multiples. Le résultat est ensuite généré dans un fichier Excel que les équipes peuvent consulter pour analyser et traiter les cas complexes que le robot n’a pas pu prendre en charge.» Une fois que ces premiers robots seront mis au point, EDF envisage d’étendre la robotisation à d’autres séries de tâches comptables.


Former les équipes comptables à l’arrivée des robots

La robotisation de certains processus comptables ne va pas sans entraîner de changements pour les équipes. «Dans un avenir proche, nous devrons former les comptables à des activités d’analyse plus financière à valeur ajoutée, mais également développer leurs compétences informatiques, de manière à ce qu’ils puissent piloter les robots», indique Elina Badetz. Des sujets pour lesquels EDF peut prendre conseil auprès de l’Association des professionnels et directeurs comptabilité et gestion (APDC).