Dossier spécial réalisé par Lucca

5 raisons d’automatiser la gestion de ses notes de frais

Publié le 5 novembre 2018 à 10h31    Mis à jour le 5 novembre 2018 à 15h39

Communiqué

Pour beaucoup de salariés, les notes de frais sont synonymes de saisies excel, de file d’attente devant l’imprimante et de course à l’agrafeuse. Entre relance des retardataires, contrôle et saisie comptable, le service administratif n’est pas mieux loti. Le point commun de toutes ces tâches : leur faible valeur ajoutée.

Les erreurs liés à une gestion classique des notes de frais sont fréquentes. Voici celles que l’on rencontre le plus souvent :

Les taux de TVA

Les taux de TVA sont souvent oubliés ou mal renseignés lors de la saisie des dépenses. Il est vrai que les collaborateurs ne sont censés se souvenir des différents taux auxquels sont assujettis les repas selon qu’ils sont pris au restaurant ou à emporter. Difficile alors pour le service comptable d’effectuer correctement et dans les temps sa déclaration de TVA annuelle.

Les devises

Les dépenses réalisées dans une autre devise sont enregistrées avec le taux de change correspondant au jour de la saisie, même si celle-ci a lieu des semaines plus tard. Or, pour rembourser les collaborateurs, la note de frais doit indiquer le taux de change du jour de la dépense.  

Enfin, lors du rapprochement bancaire, on croise les doigts pour qu’il n’y ait pas d’autres anomalies.

Les solutions d’automatisation permettent d’appliquer les règles de gestion de l’entreprise. Ainsi l’ensemble des salariés est informés des plafonds et des étapes de validation nécessaires. Impossible de s’octroyer certaines libertés, les alertes sur les dépassements veillent au grain.

Le deuxième intérêt de l’automatisation est la possibilité d’établir des règles plus subtiles, comme des plafonds hebdomadaires ou packagés pour les frais de déplacement.

Les collaborateurs disposent d’une enveloppe de frais qu’ils utilisent comme ils le souhaitent. Peut-être préféreront-ils un hôtel moins douillet mais une table plus garnie.

Le contrôle manuel des notes de frais est lui-même une source d’erreurs. Aussi rigoureux et constant qu’un comptable puisse être, il est rare de ne pas laisser passer entre les filets une erreur de date, de TVA ou un doublon.

La double présentation d’une même note de frais est un problème fréquent dans les entreprises. Il peut s’agir d’un collaborateur qui exhume, par erreur, un vieux ticket froissé ou tout simplement d’une tentative de fraude. Quoi qu’il en soit, l’exercice d’identification de ces doublons est pénible lorsqu’il faut comparer des centaines de lignes de dépenses avec pour seuls critères le montant et la date.

Chaque mois, les entreprises enregistrent les écritures comptables de leurs notes de frais avec la bonne imputation analytique. En parallèle, il faut aussi envoyer les informations à la DSN, tenir à jour le tableau de suivi des décomptes de titres restaurants, effectuer les virements SEPA, sans compter les opérations pour récupérer la TVA déductible…

Il est donc naturel que les entreprises se tournent vers des solutions qui permettent d’automatiser les écritures, de distinguer automatiquement les dépenses par nature, mission, projet ou client.

Depuis le 31 mars 2017, il est possible de jeter les justificatifs originaux des notes de frais. L’administration fiscale a en effet rendu opposables les justificatifs numérisés, sous réserve de respecter certaines conditions de dématérialisation. Les contraintes techniques imposées par la réglementation ne permettent pas aux entreprises, sinon à grands frais, de dématérialiser elles-mêmes leurs factures. Heureusement, les éditeurs de solutions de gestion des notes de frais sont de plus en plus nombreux à proposer cette fonctionnalité.

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