Voici un récapitulatif des dernières évolutions technologiques qui vont radicalement changer le processus de gestion des notes de frais.

Depuis mars 2017, les justificatifs numérisés ont la même valeur légale que les originaux.  Les conditions de dématérialisation, d’archivage et de stockage des reçus sont précisées dans l’article A 102 - B2 du Livre des Procédures Fiscales. En résumé, une fois les justificatifs photographiés et la note de frais validée, une archive PDF est automatiquement créée. Celle-ci est scellée par un cachet serveur (équivalent d’une signature électronique) qui lui confère une valeur légale.

Ce document étant opposable à l'administration française, il n’est plus nécessaire de conserver les factures papiers.

Pour optimiser la saisie des dépenses et limiter les risques d’erreur, certains éditeurs proposent la reconnaissance optique de caractères appelée OCR. Ce système extrait les données clés du justificatif, à partir de sa photo, pour créer automatiquement une dépense : date, nature, montant total, ventilation de la TVA (si elle est récupérable) et devise.

Les cartes de paiement bancaires

Quelques acteurs se sont positionnés sur les moyens de paiement offerts aux collaborateurs pour leur éviter d’avancer des frais. Dès qu’une transaction est effectuée, la dépense est créée. Il suffit de lui joindre le justificatif.

De la même manière que pour les notes de frais classiques, les dépenses peuvent être refusées par le manager. De plus, le montant des dépenses étant fourni par la banque, on limite les risques d’erreur ou de fraude.

Lorsqu’on est en phase de recherche, que l’on sonde ce qu’il se fait de mieux sur le marché, il est naturel d’accorder de l’attention aux dernières avancées technologiques. Toutefois, avant de se jeter sur la solution la plus innovante, il est important de vérifier les fonctionnalités de base et leur efficacité.

Confort d’utilisation, facilité de prise en main, efficacité, voilà à minima ce que doit garantir un logiciel de notes de frais. Le principal écueil des éditeurs est de limiter les travaux d’ergonomie à l’interface du déclarant. 

Certes, il est évident que la création d’une dépense doit pouvoir se faire depuis une application mobile et de la façon la plus intuitive qui soit. Mais il ne faut négliger le confort d'utilisation des administrateurs de l’outil qui ont besoin de modifier les règles d’engagement, intégrer de nouvelles natures de frais ou encore d’affiner ses reportings analytiques.

La sensibilité à l’ergonomie étant subjectif, il est indispensable de tester la solution en intégrant les personnes en charge du back-office.

Pour faire appliquer efficacement leur politique de frais, certaines entreprises choisissent de bloquer les dépenses si le montant dépasse le plafond ou encore d’impliquer le top management dans la validation. D’autres privilégient le message de rappel à l’ordre et se contentent de faire valider les notes de frais par le superviseur opérationnel.

Peu importe, un logiciel n’a pas vocation à dicter la façon de gérer ses notes de frais, juste de permettre à l’entreprise d’appliquer ses règles.

Le premier intérêt d’un outil de gestion des notes de frais est de supprimer les saisies manuelles et le retraitement des données sous Excel. La génération d’un fichier d’écritures au format attendu par l’ERP ou le logiciel comptable tombe donc sous le sens.

Il est également utile de vérifier si l’outil peut communiquer avec le reste du SIRH. Par exemple, s’il est possible de s’interfacer avec un logiciel de gestion des congés afin de s’assurer que les salariés absents ne puissent pas déclarer de frais de déplacement pendant leurs vacances.