Notes de frais

Dossier spécial réalisé par Lucca

Quelles sont les fonctionnalités indispensables d’une application mobile de notes de frais ?

5 novembre 2018 - Communiqué

Notes de frais

Si on peut facilement réserver un restaurant, prendre un taxi ou acheter un billet de train depuis son smartphone, il ne doit pas en être autrement pour déclarer ses notes de frais.

Toutes les solutions du marché promettent de faciliter la vie des salariés mais toutes ne se valent pas en termes de couverture fonctionnelle. Voici ce qu’une application mobile de notes de frais doit, a minima, proposer.

La lecture automatique des justificatifs de notes de frais

L’application mobile permet de numériser les justificatifs en se servant de l’appareil photo du smartphone. Une fois importé, l’OCR (reconnaissance optique de caractère) en extrait les informations importantes : montant, TVA, date, nature.

La dépense se crée alors automatiquement, le salarié n’a plus qu’à imputer analytiquement sa dépense et ajouter des invités et éventuellement un commentaire. La durée de traitement est de l’ordre d’une dizaine de secondes et les taux de succès de lecture de l’OCR se rapprochent aujourd’hui des 90%.

La dématérialisation des justificatifs avec archivage à valeur probante

Dès que la note de frais est validée et contrôlée, elle est scellée par cachet serveur, c’est à dire signée électroniquement. Il n’est donc plus nécessaire de garder les originaux des reçus. En effet, depuis mars 2017, l’article A 102 B-2 du Livre des procédures fiscales autorise la dématérialisation des justificatifs papier et rend ce procédé opposable à l’administration en cas de contrôle.

Le contrôle sur les doublons de dépense

Dès lors qu’on se débarrasse des originaux, le risque de doublons augmente. Qu’il s’agisse d’un honnête oubli ou d’une tentative de fraude, il est indispensable que la solution puisse les identifier.. Pour détecter si une dépense similaire a déjà été saisie, l’application s’appuie sur les deux informations que tout commerçant est obligé de mentionner sur le justificatif : la date et le montant.

Le calcul des indemnités kilométriques

Les applications mobiles de notes de frais utilisent la géolocalisation ou la recherche d’adresses tracer les distances. L’outil applique alors le barème Urssaf ou les règles de remboursement de l’entreprise pour calculer automatiquement les indemnités kilométriques.  

Le mode hors connexion

Les collaborateurs en déplacement doivent pouvoir saisir leurs dépenses où qu’ils soient, même sans accès à internet. Les voyages en train ou en avion sont des moments propices à l’exécution de ce type de tâches administratives.

La synchronisation bancaire

Cette fonctionnalité s’adresse aux entreprises qui fournissent des cartes affaires ou de société. L’application se synchronise avec la banque et récupère les dépenses que les salariés complètent, notamment en rapprochant des justificatifs, pour les intégrer à leur note de frais. L’application doit supporter plusieurs cartes par utilisateur et se synchroniser avec plusieurs banques.