Lorsqu’une entreprise décide de mettre en place un programme cartes dans le cadre de sa politique voyage d’affaires, cinq éléments clés sont à prendre en considération pour en optimiser les usages et les bénéfices. AirPlus International revient sur ces règles d’or.
Pour chacun des programmes qu’une entreprise entend mettre en place, il est important de challenger différents fournisseurs, en vertu des contraintes fixées et des bénéfices attendus. Une démarche à laquelle n’échappent pas les programmes cartes liés aux déplacements professionnels. «Dans un programme cartes, cinq éléments essentiels vont déterminer le choix du fournisseur : l’acceptabilité des cartes par les marchands, les solutions proposées par l’opérateur en matière de reporting, l’intégration comptable et avec les outils de gestion des voyages de ses moyens de paiement, le service client proposé et la flexibilité de l’offre et de l’opérateur», précise à ce sujet Nicole Flory, responsable marketing et communication France chez AirPlus International.
Choisir les bons réseaux d’acceptation
En premier lieu, il convient que l’entreprise compare les réseaux d’acceptation des fournisseurs de cartes. Plus le nombre de marchands acceptant les cartes d’un opérateur sera important, plus le programme cartes pourra être optimisé. En effet, dès lors qu’un collaborateur a recours à des moyens de paiement personnels pour régler des prestations voyages, l’entreprise perd en visibilité sur les dépenses et l’efficience des reportings est alors limitée. «Pour garantir à nos clients un haut niveau d’acceptation de nos cartes, nous avons donc retenu deux réseaux : UATP et Mastercard», explique John Baird Smith, directeur général France d’AirPlus International. Créé par des compagnies aériennes, le réseau UATP est historiquement positionné sur le voyage d’affaires, son cœur de métier historique. Il fédère à ce jour plus de 250 compagnies aériennes de par le monde, rejointes ces dernières années par différentes compagnies low-cost, ou encore des loueurs de véhicules et les plateformes de réservations hôtelières. «Ce vaste réseau offre donc aux entreprises l’assurance d’un niveau élevé d’acceptation et une qualité de données de niveau 3», ajoute John Baird Smith. Le réseau Mastercard répond pour sa part à un besoin accru de capter toutes les nuitées, quels que soient l’hôtel et le mode de réservation, mais aussi à l’évolution du marché du voyage d’affaires vers de nouveaux modes de consommation. «Avec plus de 36 millions de marchands, le réseau MasterCard garantit à nos clients de pouvoir utiliser nos moyens de paiement dans le monde entier.»
Valoriser la donnée par un reporting efficace
Au-delà de ce niveau d’acceptation, élément primordial d’un programme cartes, il est également important que les entreprises s’enquièrent auprès des opérateurs de cartes consultés de la qualité des données qu’ils restituent. «Il faut que les entreprises sachent si ces données sont enrichies et si elles sont facilement accessibles, précise Nicole Flory. Elles doivent également être en mesure de les récupérer en cas de changement de prestataires de voyages». Des garanties qu’AirPlus International propose aux entreprises. En effet, en qualité de fournisseur de cartes, mais également au regard de son indépendance vis-à-vis des acteurs du voyage d’affaires, AirPlus International est ainsi en mesure de capter et d’agréger toutes les données voyages de l’entreprise. Sa solution AirPlus Information Manager permet d’accéder en ligne, en toute sécurité et à tout moment, aux données émises par les prestataires tels que les compagnies aériennes, les loueurs de voitures, les hôtels, les agences de voyages, les GDS ou encore celles de ses partenaires bancaires tels que BNP Paribas en France. «A partir de ces données, AIM propose aux entreprises de réaliser des reportings sur mesure, précise pour sa part John Baird Smith. Des reportings grâce auxquels les entreprises suivent précisément leur politique en matière de déplacements professionnels, détectent les écarts dans les dépenses, ou encore, optimisent leurs négociations avec les fournisseurs.»
Opter pour une intégration comptable des factures automatisée
Parallèlement à l’efficacité du reporting, l’optimisation du poste déplacements professionnels passe également par l’automatisation d’un certain nombre de processus, tels que l’intégration comptable des factures. «L’intégration de la facture dans l’outil comptable de l’entreprise mais également avec ses différentes solutions de gestion liées au voyage d’affaires (outils de gestion des notes de frais, etc.) doit pouvoir se faire sans ressaisie, de manière à éviter les erreurs et à ce que les équipes en charge de la comptabilité gagnent en productivité, explique Nicole Flory. Une démarche dans laquelle AirPlus International propose d’accompagner les entreprises, notamment à travers sa solution FlexEbill.» FlexEbill formate les données de facturation issuent des cartes de paiement à la structure comptable de chaque entreprise. AirPlus International a également noué des partenariats technologiques avec la plupart des acteurs du voyage d’affaires et réalisé tous les développements informatiques nécessaires à une bonne intégration des données de facturation dans les outils de gestion de voyages et les systèmes d’information (ERP) de l’entreprise. Enfin, la qualité et l’étendue du service client du fournisseur de cartes, ainsi que sa flexibilité, représentent pour les entreprises des atouts supplémentaires. «En offrant aux entreprises un point d’entrée unique et des antennes locales, tout en couvrant tous les pays, notre service clients est capable d’apporter des réponses sur mesure à chacune des questions des entreprises, poursuit John Baird Smith. Nous plaçons ainsi nos clients au cœur de nos préoccupations et nous nous attachons à être à leur écoute de manière à leur proposer en permanence des solutions en phase avec leurs besoins.»
AirPlus International en quelques mots
AirPlus International est une société spécialisée dans les solutions de paiement et de reporting permettant de centraliser 100 % des dépenses voyages des entreprises.
Les solutions de paiements centralisés proposées par AirPlus comprennent la Carte logée et son complément la Carte virtuelle, ainsi que les services associés : Electronic Billing pour la facturation électronique et l’intégration comptable, AirPlus Information Manager pour l’analyse et le reporting en ligne et AirPlus Green Reports pour le calcul et la compensation carbone.
Ces différentes solutions permettent de gérer les dépenses effectuées via des prestataires voyages traditionnels (agence de voyages, compagnies aériennes, loueurs, etc.) ou via Internet (low-cost, hôtels, etc.). Elles accompagnent également les entreprises dans la réduction de leurs coûts et dans l’optimisation de leurs dépenses voyages, tout en assurant la sécurité des collaborateurs en déplacement.
Qu’il s’agisse de grandes entreprises, de multinationales, de petites et moyennes entreprises, appartenant au secteur privé ou au secteur public, AirPlus propose des solutions répondant à tous leurs besoins de paiement des déplacements professionnels. Aujourd’hui, 38 000 entreprises réparties dans le monde ont déjà simplifié la gestion de leurs voyages d’affaires en utilisant les produits et services sur mesure d’AirPlus. Par ailleurs, les solutions de paiement centralisé d’AirPlus s´intègrent facilement aux outils technologiques présents au sein des entreprises (ERP, outil de gestion de notes de frais, etc.). Enfin, la qualité et l’étendu des données générées par ces solutions offrent une visibilité complète des dépenses voyage.
Créé en 1989, AirPlus International met ainsi au service des entreprises plus de 25 années d’expertise sur son marché.
