Entreprise & Expertise

Dématérialisation des notes de frais et enjeux TVA/Urssaf

Prudence avant la destruction définitive des originaux papier !

Option Finance - 27 mai 2019 - Nathalie Habibou et Patrice Corbin, Arsene

TVA, Urssaf, Dématérialisation

Face aux enjeux de la transition digitale, la dématérialisation des notes de frais s’impose, peu à peu, comme un modèle de référence pour les entreprises. Celles-ci doivent néanmoins rester vigilantes, en cas de contrôle.

Par Nathalie Habibou, senior manager, et Patrice Corbin, associé, Arsene

Par mesure d’assouplissement, et pour répondre à la nouvelle ère numérique, l’arrêté du 22 mars 2017 (publié au Journal officiel du 30 mars 2017) a introduit un nouvel article A102 B-2 au Livre des procédures fiscales (LPF) qui définit les modalités de numérisation des documents permettant de garantir qu’ils constitueront une facture originale.

Il est désormais possible de considérer la forme dématérialisée d’une facture papier comme la copie identique de la facture, et ainsi comme pièce justificative du droit à déduction de la TVA.

Tel sera le cas si le processus de numérisation prévu par le LPF est respecté :

– le transfert du format papier doit garantir la reproduction à l’identique du document papier : il doit en être la copie conforme en image et en contenu ;

– le document numérisé doit être conservé sous un format PDF ou un PDF A/3 (ISO 19005-3) et être assorti d’un mécanisme de sécurité (cachet serveur, empreinte numérique, signature électronique ou dispositif sécurisé) ;

– chaque fichier doit être horodaté au moyen d’une source d’horodatage interne.

Néanmoins, les entreprises ne doivent pas perdre de vue que ce gain de gestion ne doit pas leur créer un risque de non-récupération de la TVA déductible, ou un rejet des notes de frais, en matière sociale.

1. Dématérialisation et sécurisation du droit à déduction de la TVA

Sur la base des principes édictés par l’article 271, II, 2 du CGI et repris dans la doctrine administrative, la TVA ne peut être déduite que si elle est correctement mentionnée sur une facture.

En cas de contrôle, l’administration fiscale considère que seule la facture d’origine constitue la preuve parfaite ainsi que le document fondamental permettant de justifier la naissance et l’exercice du droit à déduction de la TVA.

Dans l’hypothèse où le processus de numérisation décrit ci-avant est sécurisé, les entreprises pourront éviter les archives papier.

En revanche, si celui-ci n’est pas conforme, le support papier devra être archivé. A défaut, l’administration pourrait remettre en cause la déduction de la TVA opérée par la Société.   

Plus récemment, dans l’affaire Vâdan, la CJUE a adopté une position plus souple, en jugeant que la facture n’est pas indispensable, au nom des principes de neutralité et de proportionnalité, si l’assujetti peut justifier par tous moyens appropriés que les biens et les services lui ont effectivement été fournis (CJUE 21/11/2018, aff. 664/16).

Ainsi, il est certain que tout projet de dématérialisation des notes de frais initié par les entreprises doit être mis en perspective avec l’obligation...

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