La lettre d'Option Droit & Affaires

Interview

«Nous devons mener un important travail d’analyse des évolutions réglementaires»

Lettre Option Droit & Affaires - 22 avril 2020 - Coralie Bach

Secrétaire général de la foncière Gecina, Frédéric Vern partage avec Option Droit & Affaires son expérience en ces temps de crise sanitaire et de confinement.

Frédéric Vern

Quelles ont été les premières conséquences du Covid-19 pour votre activité ?
Le premier impact sur notre organisation a été la généralisation du télétravail à tous les salariés exerçant au siège. Cette mise en œuvre a été facilitée par un important chantier informatique réalisé il y a un an et demi. Sous l’impulsion de notre directrice générale Méka Brunel, le groupe avait alors renouvelé l’ensemble de son matériel. Le fait que nous disposions tous des mêmes outils (ordinateurs portables, smartphones et outils collaboratifs) et des mêmes logiciels a facilité la mise en réseau.
Gecina emploie aujourd’hui 513 personnes, dont 57 gardiens d’immeuble. Concernant ces derniers, leurs tâches ont été aménagées et ils poursuivent leur activité avec l’équipement adéquat (gel hydroalcoolique, masques et gants), en appliquant les précautions sanitaires et les gestes barrières préconisés par le gouvernement.

Comment est composé le secrétariat général et comment s’est-il organisé ?
La crise du coronavirus génère beaucoup de travail pour nos équipes et exige une grande réactivité. Nous devons tout d’abord mener un important travail de veille et d’analyse des évolutions réglementaires : chaque semaine, et parfois chaque jour, de nouvelles ordonnances ou décrets sont publiés… Ensuite, cette situation inédite soulève de nombreuses questions de la part des différents services du groupe.
Aussi, nous avons mis en place une cellule baptisée «SG Coronavirus», regroupant 12 personnes du Secrétariat général, qui compte au total 25 personnes, ainsi que le responsable de la fondation d’entreprise. Leurs compétences couvrent les principaux domaines juridiques de notre activité à savoir l’immobilier, le boursier, le corporate mais aussi les assurances.
Deux personnes sont en charge de la veille juridique et de recueillir les analyses publiées par nos cabinets d’avocats. Ces informations sont ensuite mises à la disposition de l’ensemble des collaborateurs du groupe. Le reste de l’équipe traite des questions spécifiques soulevées par la crise du Covid-19. Dès qu’une demande nous est adressée, l’équipe de la cellule «SG Coronavirus» analyse la problématique, parfois avec l’appui d’avocats pour des questions complexes, puis rédige une réponse type, qui est validée par le Comex. Nous pouvons ensuite diffuser la doctrine au sein du groupe. L’objectif de ce groupe de travail est de s’assurer de la cohérence et de l’harmonisation des réponses données.

Quelles ont été les principales questions qui vous ont été adressées ?
Nous nous sommes par exemple penchés sur la politique de dividendes afin de répondre aux recommandations du gouvernement relatives à la modération des dividendes versés. Le conseil d’administration a ainsi décidé de proposer à l’assemblée générale la limitation de son dividende payé au titre de 2019, dans la limite des obligations légales du régime SIIC s’appliquant à la société.
Nous recevons par ailleurs beaucoup de questions très opérationnelles, en particulier en matière d’assurances liées aux activités de télétravail ou aux problématiques de chantier.
Enfin, dans cette période inédite, Gecina participe à l’effort de solidarité nationale au travers de plusieurs actions de soutien. Nous sommes fiers d’avoir par exemple mis à disposition des logements pour étudiants vacants pour des personnels soignants ou encore pour des femmes victimes de violences conjugales. Ces projets ont évidemment des aspects juridiques que nous gérons.

Qu’est-ce qui, pour vous, a été le plus compliqué à gérer pour le moment ?
Mes filles ! Agées de 4 et 6 ans, elles demandent encore beaucoup d’attention. Mon épouse, qui est avocate, ayant elle-même beaucoup de travail, la conciliation entre la vie familiale et les obligations professionnelles est délicate.
Au niveau du secrétariat général, je pense que le principal défi concerne les relations humaines. Il faut parvenir à maintenir un lien entre les membres de l’équipe, malgré la distance, et également tenir compte des situations personnelles de chacun : être confiné seul, avec des enfants, ou une personne âgée à charge, a un impact sur la manière dont on vit cette période et chaque situation personnelle est différente. En résumé, il faut plus que jamais être à l’écoute de nos clients et de nos collaborateurs.

A l’issue du confinement, pensez-vous modifier votre organisation ou vos méthodes de travail ?
Il y aura un bilan à tirer de cette période qui modifiera forcément nos modes de pensées sur l’organisation du travail. Nous manquons de recul pour l’instant mais il y aura certainement des bonnes pratiques à développer. Je constate, par exemple, que les relations entre les membres du secrétariat général sont encore plus transversales qu’elles ne l’étaient, que ce soit au sein même de l’équipe mais aussi avec les autres équipes opérationnelles ou de support. Nous sommes aussi incités à aller à l’essentiel, ce qui fluidifie les méthodes de travail. Enfin, la période de télétravail que nous vivons ne peut que nous encourager à passer au zéro papier, action que nous avions entamée grâce notamment à la mise en place de la signature électronique.