Financement des entreprises et Trésorerie

Coronavirus

Comment les directeurs financiers s’organisent

Option Finance - 27 Mars 2020 - Thomas Feat

Coronavirus, Crise financière

La pandémie de Covid-19, avec son incidence sur la vie sociale et économique des entreprises, constitue un défi inédit pour les directions financières. Dans chaque structure, ces dernières s’impliquent dans tous les chantiers, de la réorganisation du travail à la préservation de la trésorerie, en passant par la communication avec les parties prenantes.

«En plus de vingt-six ans passés chez Actia, je ne me souviens pas que nous ayons eu à relever un défi d’une telle ampleur, y compris lors de la crise de 2008-2009 durant laquelle plusieurs de nos principaux donneurs d’ordre avaient dû réduire leurs carnets de commandes.» Comme beaucoup de directeurs financiers, Catherine Mallet travaille aujourd’hui d’arrache-pied pour tenter de limiter l’incidence de l’épidémie de Covid-19 sur la santé financière de son entreprise, Actia, une ETI de 3 800 collaborateurs spécialisée dans la conception et la production de systèmes électroniques embarqués, qui a réalisé 520 millions de chiffre d’affaires l’an dernier. «La mobilisation est quotidienne, les amplitudes horaires plus longues que d’habitude et les problématiques concernées, multiples, doivent souvent être adressées dans l’urgence et sans réelle visibilité à long terme», confirme Fabrice Kilfiger, directeur général finances de Medicrea, PME lyonnaise spécialisée dans la production de dispositifs médicaux pour les pathologies du rachis, ayant réalisé 33 millions de chiffre d’affaires l’an dernier et dont l’essentiel des clients finaux sont des hôpitaux publics et privés.

Des contacts avec les filiales

Pour ces deux responsables financiers, comme pour beaucoup d’autres évoluant dans des structures internationalisées, la mobilisation actuelle est vécue d’autant plus intensément qu’elle a commencé bien avant la transformation de l’épidémie en pandémie mondiale. «Nous disposons d’une filiale en Chine répartie sur deux sites, l’un à Wuhan spécialisé dans la R&D, l’autre à Shanghai dédié à l’intégration de composants et à l’animation de nos relations commerciales locales, qui accueillent à eux deux près de 180 de nos collaborateurs et réalisent environ 15 millions d’euros de chiffre d’affaires, détaille Catherine Mallet. Dès janvier, nous avons dû mettre au point, en étroite collaboration avec les responsables de ces sites, un plan de continuité adapté aux mesures de confinement instaurées par les autorités chinoises qui nous a permis de relancer jusqu’à 70 % de notre activité ces dernières semaines.» 

Chez Medicrea, l’impact économique potentiel de la crise sanitaire a pu être anticipé grâce aux relations étroites qu’entretient l’entreprise avec les milieux de la santé. «Dès le mois de février et en prévision d’une période de facturation blanche au deuxième trimestre due aux reports des opérations de la colonne vertébrale, nous avons contacté nos fournisseurs stratégiques pour réduire ou geler provisoirement nos commandes, relate Fabrice Kilfiger. Dès cette époque, d’autres dispositions ont été prises par la direction financière pour optimiser le recouvrement des créances clients du groupe : envoi de courriers personnalisés, mise en place de virements électroniques ou encore accélération de la cadence des relances.»

Une réorganisation du travail

Mais incontestablement, la propagation du virus à l’Europe, aux Etats-Unis et à beaucoup d’autres pays, le confinement généralisé des populations et la mise en place par les pouvoirs publics de mesures économiques d’urgence et d’une ampleur sans précédent ont marqué un tournant pour les directions financières. «Notre premier chantier a consisté à mettre en place un plan de continuité de l’exploitation dans chacune de nos cinq agences et filiales étrangères, continuellement réexaminé, qui nous permet aujourd’hui d’avoir 90 % de nos collaborateurs accessibles en télétravail, indique Olivier Stephan, directeur général adjoint finances de SQLI, ETI cotée spécialisée dans la fourniture de services numériques dont le chiffre d’affaires a atteint 239 millions d’euros en 2019. Pour les 10 % restants, dont les missions viennent d’être suspendues ou annulées en raison du désistement de certains clients, la direction financière et les ressources humaines doivent évaluer la possibilité de recourir temporairement au chômage partiel et se renseigner sur ses modalités d’application dans chacun des 13 pays d’implantation du groupe, une tâche très chronophage, compte tenu de l’exhaustivité des réglementations et des fluctuations rapides de l’activité économique.» 

Chez Tokheim Service Group, fournisseur de services de maintenance aux distributeurs d’énergie dont les revenus se sont chiffrés à 604 millions d’euros sur l’exercice 2018-2019, la poursuite à distance du travail de la majorité des collaborateurs appelle un monitoring quotidien de la direction financière. «Par souci de sécurité sanitaire, nos techniciens ne repassent plus par les centres de dépôt dans lesquels sont stockées les pièces nécessaires à l’entretien des infrastructures, celles-ci sont envoyées directement à leurs domiciles ou sur les lieux de leurs prestations, explique Long Nguyen, directeur administratif et financier du groupe. D’un côté, nous réalisons des économies sur les déplacements, mais, de l’autre, nous supportons des frais postaux ou d’acheminement supplémentaires. Cette équation doit être équilibrée en permanence.» 

Alors que la grande majorité des entreprises subissent aujourd’hui une contraction, voire, à l’image d’Actia et de Medicrea, un gel partiel ou total de leur activité, l’une des priorités des responsables financiers est le suivi et la préservation de la trésorerie de leur structure. «Une fois par semaine, nous mettons à jour nos scénarios d’encaissements et de décaissements de cash sur un horizon de treize semaines glissantes qu’il faudra probablement allonger à court terme», signale Olivier Stephan. En sus de limiter les dépenses de leur entreprise en réduisant leurs investissements, beaucoup de directions financières se tournent vers les dispositifs de soutien déployés par les pouvoirs publics. Chez Medicrea, par exemple, le report d’un mois du paiement des cotisations sociales salariales et patronales dues en mars a été sollicité, tout comme le versement accéléré du crédit d’impôt recherche. 

Un rééchelonnement des remboursements

Sauvegarder la trésorerie de l’entreprise implique, dans bien des cas, de se tourner vers les partenaires bancaires pour sécuriser des financements ou obtenir un rééchelonnement de leur remboursement. Chez Actia, où le paiement des échéances et intérêts d’emprunts ou de contrats de crédit-bail représente une charge trimestrielle de près de 10 millions d’euros, des démarches actives ont été entreprises par Catherine Mallet et ses équipes auprès de Bpifrance et des établissements de crédit qui, selon elle, devraient trouver prochainement une issue favorable. Du côté de SQLI, la direction financière étudie la possibilité d’étendre à de nouveaux marchés son programme d’affacturage et de faire financer par anticipation le versement de son crédit d’impôt recherche par des banques.

Exercice particulièrement difficile pour les financiers d’entreprise en temps normal, la gestion des postes clients et fournisseurs est devenue, dans le contexte actuel, un véritable casse-tête en même temps qu’un impératif déterminant. «Il est extrêmement important pour la pérennité des affaires d’adopter un comportement à la fois responsable, prudent, mais également ferme, assure un directeur financier. Début mars, après avoir obtenu la confirmation que nos partenaires bancaires nous soutiendraient dans cette crise, nous avons validé la mise en paiement de nos sous-traitants stratégiques, soit 90 % du montant des factures sur le mois concerné, et différé de quelques semaines le versement du solde. De l’autre côté de la chaîne, nous avons pris contact avec nos deux principaux clients, auprès desquels nous réalisons plus de 30 % de notre chiffre d’affaires, pour les enjoindre de ne pas rallonger leurs délais de règlement.» Une initiative à laquelle ont eu recours d’autres financiers interrogés, alors même qu’un certain nombre de leurs donneurs d’ordre ont été tentés ces dernières semaines de recourir au crédit interentreprises pour se constituer des matelas de liquidité supplémentaire.

La publication des comptes suspendue

En plus de perturber considérablement l’activité économique des entreprises, la propagation du Covid-19 est survenue à un moment crucial pour beaucoup d’entre elles : la publication de leurs résultats et la tenue de leurs assemblées générales. Ici, beaucoup de directions financières ont été associées à des décisions inédites, comme celle d’organiser ces grands-messes annuelles à huis clos (Roche, Elior, etc.), ou bien par téléphone (Implanet). Dans plusieurs entreprises, comme SQLI, Schneider Electric, Bouygues ou encore Tipiak, la publication des comptes relatifs à l’exercice écoulé ou des guidances pour l’exercice en cours a été suspendue. «Cette décision a été très bien reçue par les investisseurs, qui ont parfaitement compris que le manque de visibilité actuel ne nous permettait pas de fournir des prévisions fiables à 100 %», relate Olivier Stephan. Dans certaines entreprises, les directions financières n’ont eu d’autre choix que de soumettre à validation des conseils d’administration des mesures plus radicales pour préserver la liquidité de leur entreprise : amputer les dividendes prévus au titre de 2019 d’une partie de leur montant (Unibail) ou annuler purement et simplement leur versement (Airbus, Total). Dans l’attente de jours meilleurs…

La direction financière au cœur de la cellule d’urgence chez SQLI

Dans le contexte actuel, beaucoup d’entreprises ont été contraintes de mettre sur pied, en peu de temps, des cellules de crise internes au sein desquelles les directions financières jouent un rôle central. Chez SQLI, groupe spécialisé dans la fourniture de services numériques, le comité de direction, dont fait partie le directeur général adjoint finances Olivier Stephan, s’entretient chaque matin à 8h30 avec les dirigeants des agences et filiales françaises du groupe, puis à 9h30 avec les dirigeants de ses entités étrangères. « L’objectif est de réaliser un suivi en temps réel de la mise en application de notre plan de continuité de l’activité, indique Olivier Stephan. Ces visioconférences ou conférences téléphoniques matinales sont complétées chaque soir par un point du comité de direction. Je m’entretiens moi-même très régulièrement avec notre directeur général pour le tenir informé des dispositions prises par la direction financière relatives, par exemple, à la préservation de notre trésorerie ou à l’amendement de certains de nos financements. »