Gestion financière

Parole d'expert

«Comment réussir la transformation robotique de la fonction finance ?»

Option Finance - 19 juin 2017 - Communiqué

Transformation d'entreprise

Bien menée, l’automatisation des processus est une opportunité pour l’entreprise et pour ses collaborateurs. A condition toutefois de respecter certaines règles d’or, que détaillent Bertrand Allard et Antoine Grenier, partners au sein du cabinet Argon Consulting.

Bertrand Allard (à gauche) et Antoine Grenier (à droite), Argon Consulting
Argon Consulting

Quel est selon vous le premier facteur clé dont le respect est un gage de succès de la transformation robotique ?
Il faut en premier lieu placer l’humain au cœur de la transformation robotique, le niveau de succès d’un projet de robotisation étant proportionnel à l’engagement des collaborateurs. Les technologies de robotisation sont relativement intrusives du point de vue du collaborateur, dans la mesure où le logiciel va «l’imiter». Un projet de robotisation nécessite donc dans un premier temps de comprendre dans le détail comment travaille le collaborateur, quelles tâches il accomplit, de manière à déterminer les activités éligibles à l’automatisation : celles qui sont les plus standardisées et répétitives, les plus chronophages ou encore qui nécessitent peu de créativité (saisie récurrente de données, archivage, comptes rendus standard périodiques, envois massifs d’e-mails, etc.).
Dans un second temps, le collaborateur doit s’approprier cette nouvelle technologie pour en faire usage dans l’exécution de ses missions. Il est donc une partie prenante d’un projet de robotisation, voire l’acteur clé. Il convient très tôt dans le projet de démystifier la robotisation. Il ne s’agit pas de remplacer l’être humain par un robot, mais de simplifier la vie des collaborateurs, en libérant du temps de travail pour qu’ils puissent se consacrer à des missions à plus forte valeur ajoutée. Ceci implique d’ailleurs de les accompagner dans l’évolution de leur rôle, notamment en leur proposant des formations en relation avec les nouvelles missions à plus forte valeur ajoutée qu’ils doivent assumer.

Le processus de robotisation n’implique-t-il pas de revoir en profondeur les pratiques et l’organisation des services qui l’utilisent ?
Effectivement. Si l’entreprise veut vraiment tirer parti de ce nouveau levier qui s’offre à elle, il faut éviter les initiatives sporadiques qui créent peu de valeur, mais plutôt prendre de la hauteur et bâtir une vraie stratégie et une roadmap de la transformation robotique. Les projets de robotisation doivent être portés par une véritable dynamique transformationnelle. C’est une opportunité pour revoir et repenser les processus et surtout ne pas tomber dans le biais qui consisterait à automatiser des tâches qu’on pourrait tout simplement éliminer. Le management doit bien identifier tous les enjeux liés à l’automatisation des tâches. Il faut notamment anticiper les conséquences en matière d’emploi, par exemple en prévoyant des plans de formation.

Vous insistez fortement sur la nécessité de démontrer l’impact concret de la mise en œuvre du logiciel de robotisation…
Le fait de reconfigurer un processus en y intégrant l’automatisation permet de mettre en avant les bénéfices tangibles : disparition des erreurs, baisse des coûts,  etc. Ceci permet de faire ressortir tout le potentiel du levier de la robotisation.

Une autre condition sine qua non de la réussite de la démarche de robotisation est son industrialisation. En quoi cela consiste-t-il ?
Il s’agit pour le client de mettre en place en interne un centre d’excellence, c’est-à-dire une équipe dédiée composée de collaborateurs formés à ces technologies d’automatisation des processus. Ceux-ci auront pour missions d’accompagner les projets de robotisation, d’une part, et de gérer l’évolution en mode «run», d’autre part.
Par ailleurs, le centre d’excellence a aussi un rôle de veille technologique. Il doit notamment gérer la montée en puissance des technologies robotiques (machine learning, reconnaissance vocale, intelligence artificielle).

Quel est le rôle d’Argon Consulting ?
Nous sommes un cabinet de conseil en management spécialisé dans la performance des opérations et des fonctions support. Elus «meilleur cabinet de conseil 2017» par la revue Capital et reconnus par Gartner, nous nous différencions par une expertise métier pointue et une expérience de la transformation forte. La robotisation des processus est avant tout un projet métier. Nos consultants formés à la robotisation accompagnent les dirigeants et leurs équipes dans l’élaboration de leur stratégie de robotisation et dans les phases d’industrialisation.