Gestion financière

Optimisation

Gérez vos factures grâce à l’intelligence artificielle

Option Finance - 9 janvier 2017 - Astrid Gruyelle

Intelligence artificielle, Coûts, Innovation

Gérez vos factures grâce à l’intelligence artificielle

La dernière version du logiciel de gestion de factures édité par Dhatim intégre des technologies d’intelligence artificielle. Une innovation qui permet de mettre fin aux surfacturations.

Encore réalisée manuellement dans certaines entreprises, la gestion des factures reste une source importante d’erreurs. Et si des outils d’automatisation permettent déjà de supprimer les problèmes de saisie, ils ne décèlent toutefois pas les irrégularités de facturation. «Ces dernières persistent du fait de l’impossibilité pour les équipes finance d’entrer dans le détail de chacune des lignes de facturation, explique Thomas Bourgeois, cofondateur et PDG de l’éditeur de solutions de gestion des dépenses Dhatim. Elles ne peuvent pas appliquer de manière systématique des contrôles et vérifier que les montants globaux sont cohérents avec les quantités consommées, les prix unitaires et les taux de TVA appliqués.» Afin d’y remédier, Dhatim a lancé un logiciel de gestion des factures hébergé dans le cloud (SaaS), qui se base sur des technologies d’intelligence artificielle. «Il s’agit du premier outil permettant d’automatiser la récupération des lignes unitaires de toutes les factures grâce à un système de reconnaissance automatique des caractères qui permet de lire les informations qu’elles contiennent, de les trier et de les vérifier», indique Thomas Bourgeois.

Des dépenses superflues

Cet outil est en outre auto-apprenant, c’est-à-dire qu’il s’améliore au fur et à mesure qu’il est utilisé. «Par ce biais, les entreprises peuvent par exemple s’assurer que le taux de TVA a été correctement appliqué ou qu’une remise promise par un fournisseur est bien effective, détaille Thomas Bourgeois. En cas de surfacturation, l’outil crée automatiquement un courrier de réclamation à envoyer au fournisseur pour se faire rembourser.»

Or les surfacturations peuvent être nombreuses, notamment sur les factures énergétiques (voir encadré). «Une entreprise a déjà repéré que plus de 10 % de ses factures énergétiques comportaient des erreurs, indique Olivier Gresle, directeur général d’Engie Ssinergie. Par exemple, elle pensait avoir résilié son contrat de fourniture d’énergie pour certains sites alors que ce n’était pas le cas, ou bien elle subissait une double facturation à la suite d’un changement de compteurs, ou encore se voyait appliquer un tarif d’acheminement mal calculé.»

En outre, grâce à l’analyse minutieuse de leurs factures, les entreprises peuvent identifier des pistes d’optimisation des coûts supplémentaires. «Elle leur permet de se rendre compte que certaines dépenses qui leur sont facturées ne correspondent plus à leurs besoins, comme c’est par exemple souvent le cas des licences de logiciels dont leurs salariés n’ont plus l’usage, explique Thomas Bourgeois. Les entreprises peuvent alors résilier certains contrats ou réajuster leurs abonnements de manière à mettre fin aux dépenses superflues.»

5 % d’économies

Les gains issus de la rectification des erreurs de surfacturation et de la suppression des dépenses inutiles dépendent ensuite des types de factures analysées. «En moyenne, les entreprises peuvent espérer réaliser 5 % d’économie, évalue Thomas Bourgeois. Ce montant peut aller jusqu’à 30 % sur certaines catégories de dépenses telles que les licences de logiciels.» Le coût de l’outil s’élève à 30 % des économies réalisées grâce à Dhatim, ou bien à un abonnement «SaaS» représentant 0,1 % des dépenses annuelles de l’entreprise, auquel s’ajoutent des frais supplémentaires si les factures ne sont pas sous format électronique.

Un contrôle minutieux des factures énergétiques

  • Dans le cadre du développement de son outil de gestion des factures, Dhatim a noué un partenariat avec Engie. «En juin dernier, nous avons enrichi notre plateforme Vertuoz pour le bâtiment intelligent et le pilotage de la consommation énergétique en intégrant Dhatim, explique Olivier Gresle, directeur général d’Engie Ssinergie. Grâce aux données des factures énergétiques et des compteurs, nos clients entreprises peuvent réaliser un contrôle exhaustif et temps réel de leurs dépenses.»
  • Pour certaines sociétés multisites disposant d’une facture énergétique par site, il est particulièrement difficile de vérifier que le bon tarif est appliqué, surtout depuis la déréglementation des tarifs du gaz et de l’électricité. «Les entreprises ont intérêt à être encore plus vigilantes car elles changent de fournisseur en moyenne tous les 1,3 ans avec des contrats de plus en plus compliqués, souvent indexés sur des prix de marchés qui eux-mêmes évoluent en permanence, relève Olivier Gresle. De plus, les réglementations sont complexes et évolutives, ce qui génère des risques d’erreurs dans les calculs des factures.»