En matière de gestion de flotte automobile, il existe aujourd’hui trois niveaux de maturité. Le premier concerne les entreprises qui ont pris conscience des ressources humaines et financières nécessaires à la gestion de leur flotte et commencent à mener des réflexions pour mieux la maîtriser notamment sur le mode de gestion et de financement. Le second concerne les entreprises qui raisonnent déjà en coûts complets et s’engagent désormais dans le pilotage de leur TCO. Le troisième, concerne celles qui maîtrisent leur TCO depuis quelques années et qui aujourd’hui repensent entièrement la gestion de leur flotte automobile en se préoccupant davantage de l’usage des véhicules. «Quel que soit leur niveau de maturité, toutes ces entreprises doivent se pencher sur les coûts cachés de leur flotte automobile, précise Matthieu Blaise, manager chez Cristal Décisions en charge de l’équipe flotte automobile.Ces coûts, généralement non prévus par les entreprises, sont présents sur l’ensemble des postes de dépenses liés aux flottes automobiles.» Ainsi, en France, huit entreprises sur dix ne connaissent pas le coût global de leur flotte. Ce manque de visibilité est principalement dû à la nature peu prévisible de certains coûts tels que la perte de chiffre d’affaires générée par l’immobilisation d’un véhicule en cas d’accident. Ils concernent aussi des postes comme le carburant ou l’assurance dont les variations sont imprévisibles en début de contrat. Il y a enfin les coûts de restitution liés au réajustement et à la fin de contrat et qui peuvent s’avérer bien plus élevés que prévus et représenter l’équivalent de trois à six mois de loyers non budgétés.

 

Mieux appréhender ces coûts

«Pour limiter ces coûts, il s’agit tout d’abord d’anticiper au maximum ceux dits “imprévus”, précise Matthieu Blaise. Il faut à ce titre être attentif aux contrats. Ceux-ci doivent être clairs sur les éléments clés : la restitution, le réajustement, les dépenses hors forfaits.» Par exemple, les frais de restitution doivent être considérés comme un poste à part : il s’agit d’un service à négocier avec le loueur selon un process et une grille tarifaire encadrée. Autre coût imprévu, le montant des assurances, lié à la sinistralité du parc qui, chaque année, peut augmenter de 10 à 30 % selon le comportement des conducteurs, le prix des pièces et de la main-d’œuvre ainsi que les taxes liées à l’assurance. Là aussi, un point régulier avec l’assureur sur la typologie et la récurrence des accidents est essentiel pour la bonne maîtrise de ce coût.

«Ces points de vigilance font partie intégrante du dialogue de confiance avec les fournisseurs tout au long de la vie du contrat, ajoute Matthieu Blaise. Il s’agit ensuite de soigner le reporting en instaurant des indicateurs qui impliquent tous les acteurs clés de la chaîne concernés par la flotte automobile.»

 

Soigner son reporting

Le reporting peut en effet se faire autour de trois indicateurs clés qui doivent être suivis et partagés.

Le TCO détermine en premier lieu le coût complet d’un véhicule. Il donne une vision sur tous les paramètres de coûts d’un véhicule. Pour le compléter et l’affiner, le PRK (ou prix de revient kilométrique) permet de se rapprocher davantage de la réalité de l’utilisation du véhicule et donne un prix au kilomètre parcouru. Le taux d’utilisation enfin, mesure l’écart qui existe entre théorie et pratique. Il analyse le coût du véhicule pour une durée et sur une distance. Il permet d’auditer l’adéquation entre la composition de la flotte et son usage. «Il s’agit d’un indicateur qui est amené à se développer car il prend en compte les paramètres de mobilité, poursuit Matthieu Blaise. En effet, de plus en plus de gestionnaires de flottes envisagent désormais le coût de l’usage qui constitue un nouveau périmètre d’analyse pour améliorer la performance des flottes.»

Mettre en place une solution de suivi de la flotte automobile

Parallèlement, un logiciel de gestion de parc permet de réaliser des statistiques et des études macro en temps réel et de mettre en place des outils d’alerte et de suivi de manière à optimiser le pilotage de la flotte automobile. Au regard de l’évolution permanente du marché automobile et des composantes telles que le prix du carburant ou la fiscalité, il est également indispensable que les entreprises réalisent régulièrement des audits de leur parc et des benchmarks sur leurs dépenses.

 

Impliquer toutes les parties prenantes

Enfin, le secret d’une optimisation réussie réside dans l’implication de l’ensemble des parties prenantes tout au long de la vie de la flotte automobile. Elles ont chacune leurs enjeux : maîtriser et prévoir l’ensemble des dépenses de mobilité pour la direction financière, disposer d’indicateurs et réduire les coûts pour la direction des achats, fluidifier la relation fournisseurs et conducteurs pour le gestionnaire de parc, valoriser les collaborateurs et éviter les conflits pour la direction RH, disposer de véhicules et de services adaptés aux besoins pour la direction exploitation. «L’important c’est la péréquation d’un maximum de paramètres pour déterminer avec les fournisseurs, les indicateurs par véhicule, les coûts globaux prévus non prévus et sur un temps donné», indique Matthieu Blaise.

Pour accompagner les entreprises dans l’ensemble de ces démarches, Cristal Décisions met à leur service 50 collaborateurs dédiés à l’optimisation des coûts. Ses consultants experts par poste de dépenses disposent d’une connaissance parfaite sur les offres du marché. Ils interviennent en valeur ajoutée des actions déjà mises en place par les dirigeants, les directeurs financiers et achats ainsi que les directeurs des ressources humaines. Leurs axes d’intervention s’articulent autour de l’étude des profils de consommation, la reconstitution des coûts complets, l’optimisation des process de gestion, le contrôle des dérives et des factures ou encore la négociation technique et financière.