Avec la rentrée de septembre et les rendez-vous forts du corporate travel, les dépenses hôtelières restent un vrai sujet prioritaire pour les entreprises. HCorpo propose, avec sa plateforme de réservation hôtelière de plus en plus plébiscitée par les acheteurs et les travel managers, un modèle économique innovant et différenciant.
Le sujet de l’hôtellerie/restauration reste au cœur des priorités des travel managers. En effet, les volumes de dépenses liés à ce poste sont toujours difficiles à évaluer, tandis que les coûts de traitement y sont peu, voire pas suffisamment maîtrisés. Les chiffres du marché sont d’ailleurs, en la matière, particulièrement évocateurs : 84 % des entreprises ont un niveau de contrôle accru au regard des dépenses hôtels (source : baromètre EVP 2013). Pour permettre aux entreprises de disposer d’une visibilité complète de la dépense hôtel, la contrôler, voire la rationaliser, HCorpo met à leur disposition une plateforme de gestion des réservations hôtelières, gratuite et facile à déployer. «La clé du succès réside dans les capacités d’adaptation de la plateforme HCorpo à la configuration de toutes les entreprises, notamment grâce à des partenariats solides mis en place avec les principaux acteurs du corporate travel tels que les TMC, les SBT, les éditeurs de cartes de paiement et les solutions T&E», explique Stéphane de Laforcade, cofondateur et dirigeant d’HCorpo. Le choix de la solution HCorpo permet à l’entreprise un déploiement facilité et optimisé, que ce soit au niveau du mode de réservation (SBT et/ou Stand Alone), des moyens de paiement (cartes de crédit, cartes logées et cartes virtuelles), et du besoin hôtelier exprimé par l’entreprise (chaînes et indépendants, en France et à l’étranger, intégration du programme hôtel). Au-delà de l’outil, HCorpo met également à la disposition des entreprises un véritable service à valeur ajoutée. Ainsi, un account manager HCorpo dédié permet à l’entreprise de bénéficier d’un accompagnement durant toutes les étapes de la collaboration : implémentation, déploiement et performance sur l’adoption ainsi que sur la conduite du changement. Avec la plateforme HCorpo, les entreprises qui souhaitent disposer d’une visibilité complète sur leurs dépenses hôtels s’orientent vers des solutions permettant de centraliser les réservations, le paiement, et la facturation. «La centralisation des réservations et des paiements est en effet la clé de voûte d’une dépense hôtel optimisée, ajoute Stéphane de Laforcade. Or, en la matière, il est nécessaire que les entreprises s’affranchissent de quelques idées préconçues.»
La centralisation au cœur des débats
Par exemple, la carte virtuelle, qui représente une bonne option pour créer un flux financier sécurisé entre les HBA et les hôtels ou les chaînes d’hôtels, ne permet pour autant ni le paiement centralisé, ni la facturation centralisée. La carte virtuelle se substitue en effet à celle du collaborateur. Grâce à ce moyen de paiement, il peut régler individuellement chacune des réservations, directement au comptoir de chaque hôtel. «Le paiement par carte virtuelle n’est donc pas centralisé, contrairement à ce que pensent de nombreuses entreprises, tient à préciser Stéphane de Laforcade. Il s’agit par nature d’un paiement décentralisé.» Avec ce moyen de paiement, le cas de la facturation est encore plus problématique. N’ayant pas réglé son séjour avec sa carte, le voyageur ne reçoit pas de facture de l’hôtel, ce qui est normal. L’hôtel, dans la plupart des cas, n’a pas connaissance des détails utiles à l’établissement et à l’envoi de la facture à l’entreprise qui, par conséquent, ne reçoit pas de facture non plus, ce qui est pourtant une obligation… «Donc, en pratique, non seulement la facturation n’est pas centralisée mais, en plus, il n’y a pas de facturation du tout, poursuit Stéphane de Laforcade. Au-delà du manquement aux aspects juridiques et fiscaux très problématiques, l’entreprise ne dispose pas, in fine, des données indispensables à l’analyse de sa dépense puisque celles-ci sont contenues dans les factures.»
HCorpo : un modèle articulé autour de la centralisation
Le besoin de centralisation en matière d’hôtellerie n’est pourtant pas nouveau. Il est clairement exprimé par les entreprises depuis plusieurs années et l’était déjà lorsque HCorpo a lancé sa solution en 2010. C’est d’ailleurs la première mission que s’est fixée HCorpo lors du développement de sa plateforme qui, depuis toujours, propose cette approche en natif. «Notre plateforme permet de centraliser les offres, les réservations ainsi que le paiement, explique Stéphane de Laforcade. En complément, nous sommes également à même de proposer aux entreprises qui le souhaitent de la facturation centralisée sur 100 % de la dépense hôtels et cela sans coût supplémentaire. La centralisation est en effet l’élément clé qui permet d’apporter du contrôle et du reporting aux acheteurs et aux travel managers. Ces données sont essentielles car elles permettent de piloter la dépense, de détecter des réservoirs d’économies et de réaliser enfin des économies substantielles et mesurables.»
Question à... Frédéric Mouton, responsable achats et moyens généraux chez Alten
Frédéric Mouton occupe le poste de responsable achats et moyens généraux chez Alten depuis 2012. Auparavant, il a successivement été category manager, puis indirect purchasing manager au sein du groupe Novartis.
Quelles étaient vos problématiques en matière de gestion des réservations hôtelières ?
Concernant la gestion des réservations hôtelières, plusieurs problématiques nous ont incité à mettre en place un nouveau prestataire spécialisé en la matière. Le groupe Alten ne disposait pas de prestataire unique au sein de ses différentes entités, ce qui posait un problème d’ordre organisationnel et opérationnel. Cette disparité engendrait des fonctionnements spécifiques peu efficients avec les prestataires référencés, au niveau du processus de réservation, de prise en charge financière et de la facturation. Notre groupe avait également une problématique d’ordre technique, puisqu’il n’y avait pas d’intégration possible entre l’OBT choisit et les prestataires référencés sur l’hôtellerie. La volonté d’Alten était donc de déployer une solution unique de réservation des déplacements professionnels pour ses collaborateurs. La recherche d’un nouveau prestataire hôtels s’est inscrite dans le cadre d’un projet de refonte globale de la gestion des déplacements professionnels au sein du groupe Alten.
Quelles raisons ont motivé votre choix pour HCorpo ?
HCorpo nous est apparue comme étant la solution répondant au mieux à notre cahier des charges. Elle nous offre une couverture hôtelière suffisamment large grâce à laquelle nous sommes en mesure de répondre à l’ensemble des besoins de nos collaborateurs. Son intégration avec notre OBT nous permet d’offrir à nos collaborateurs une interface unique de réservation de voyages. Par ailleurs, l’ensemble des dépenses est centralisé et intégré avec notre prestataire de carte logée. Nous automatisons et fluidifions ainsi le traitement de nos factures.
La mise en place, à court terme, de la facturation par EDI sera l’aboutissement de notre démarche d’optimisation de toute la chaîne voyages.
Comment s’est passé le déploiement de la solution HCorpo ?
L’intégration de la solution HCorpo avec notre OBT a été rapide et simple (deux semaines). Les utilisateurs n’ont eu aucun mal à se familiariser et à s’approprier la nouvelle interface pour les réservations d’hôtels. Depuis le démarrage, nous constatons une réelle simplification et fluidification dans le traitement de nos réservations ainsi qu’une accélération des délais de facturation. La mise à disposition par notre account manager dédié d’un reporting hebdomadaire détaillé est également un outil de pilotage et d’aide à la décision et permet d’accompagner le déploiement de la solution.
