Dans un contexte économique qui reste incertain, les dirigeants d’entreprise se focalisent toujours sur l’optimisation de leurs coûts. En tête de liste de leurs préoccupations actuelles, la quête d’économies tend néanmoins à se faire de façon plus structurée et durable, devenant ainsi un véritable levier de développement pour les organisations.
Marqués par un contexte économique qui demeure morose et par une multiplication des facteurs de risques externes (situation économique incertaine, contraintes sociales et fiscales, risques géopolitiques), les dirigeants d’entreprises continuent de faire preuve de pragmatisme et de prudence, et plébiscitent plus que jamais la réduction des coûts. «Dans un environnement où la croissance est susceptible de rester molle, diluée et contrastée pour un moment encore, la problématique de baisse des coûts est plus que jamais un enjeu majeur au maintien et au développement des entreprises», souligne ainsi Sylvain Maccotta, expert en finance et frais bancaires chez Cosma-Experts. Selon le baromètre Eurogroup Consulting, l’optimisation des coûts conforte d’ailleurs en 2015 sa première place acquise en 2014 au rang des priorités des entreprises, avec un gain de 7 points et une quasi-unanimité des répondants.
Certaines entreprises indiquent même que cette réduction des coûts s’intègre complètement dans leur stratégie de développement. Leurs axes prioritaires d’économies portent ainsi en 2015 sur la diminution des frais généraux (97 %), l’amélioration de la productivité (87 %), la rationalisation des structures (87 %) et la réduction des coûts d’achat (86 %). Les entreprises n’en écartent par pour autant leur développement, puisqu’elles sont 84 % à considérer le lancement de nouveaux produits/services comme l’une de leurs priorités en 2015 et 81 % à vouloir travailler sur la mobilisation des équipes. Que ce soit sur les frais généraux, l’amélioration de la productivité ou les achats, les entreprises disposent de différents leviers pour optimiser leurs coûts.
Travailler sur les actifs de l’entreprise
Certains des actifs de l’entreprise se prêtent ainsi particulièrement bien à cette démarche. C’est notamment le cas de l’immobilier ou des flottes automobiles. «En optant par exemple pour la location plutôt que pour l’achat de ce type d’actifs, les entreprises gagnent souvent en flexibilité et se laissent ainsi la possibilité d’adapter leurs parcs immobiliers ou automobiles à leurs besoins réels, précise Sylvain Maccotta. Une stratégie grâce à laquelle elles évitent l’immobilisation inutile d’actifs et de cash et réalisent donc des économies.» L’optimisation de ces actifs passe par leur bonne adéquation avec les besoins des collaborateurs de l’entreprise et les usages qui en sont faits. «A partir de cette analyse, les entreprises pourront mettre en place des plans d’actions, explique Christian Danel, responsable activité flotte automobile chez Gras Savoye. Par exemple, en matière de flotte automobile, pour éviter de disposer d’un nombre trop important de véhicules, notamment non utilisés, elles ont la possibilité de recourir à des systèmes d’autopartage ou d’opter pour des véhicules de service.»
Revisiter les processus achats
Qu’elles soient dans une démarche de location ou d’achat, les entreprises ont par ailleurs toujours la possibilité de travailler sur leurs processus de gestion en la matière ainsi que sur leurs relations fournisseurs pour optimiser leurs coûts. «L’anticipation et la planification permettent en premier lieu d’obtenir de meilleurs conditions d’achats, explique Magali Testard, associée conseil achat et supply chain chez Deloitte. Par ailleurs lorsque plusieurs entités d’une entreprise réalisent des achats auprès du même fournisseur, elles ont tout intérêt à les consolider pour augmenter leur pouvoir de négociation.» Cette démarche, généralement menée avec les fournisseurs traditionnels des entreprises, peut être étendue à l’ensemble de ses partenaires (banques, assurances, etc.). «Les entreprises se concentrent trop souvent sur leurs volumes d’achats les plus importants, poursuit Magali Testard. Mais l’optimisation de ce poste suppose de se pencher sur toutes les familles d’achats, y compris ceux qui sont ponctuels ou ceux liés à des postes comme le marketing ou les médias, encore trop souvent occultés.» Quelle que soit l’option retenue, l’analyse critique des process et la mise en concurrence doivent être systématiques. «En s’engageant dans cette démarche, les entreprises peuvent réaliser, sur certaines catégories de dépenses, jusqu’à 30 % d’économies», insiste Sylvain Maccotta.
Identifier les coûts cachés
Au-delà de ces actions menées sur les coûts visibles, certaines entreprises commencent également à travailler sur d’autres coûts, subis ou cachés. Un coût caché est souvent la résultante d’un dysfonctionnement dans l’entreprise : absentéisme, accident du travail, arrêt de production, mauvaise gestion des processus de facturation ou de production, etc. Selon des études menées par l’ISEOR (Université de Lyon), en corrigeant ses coûts cachés, l’entreprise peut dégager entre 5 000 et 35 000 euros par personne et par an (gains de productivité, accroissement de chiffre d’affaires). Pour atteindre ces résultats, il conviendra néanmoins qu’elle remette en cause son fonctionnement et son organisation, par exemple en adaptant son mode de management aux spécificités de l’entreprise, en investissant dans de nouvelles technologies ou encore en améliorant sa relation avec ses clients internes et externes.
Maîtriser les risques
La démarche d’optimisation des coûts est également en lien étroit avec la maîtrise des différents risques auxquels l’entreprise est exposée. «Ces risques, tels que ceux liés aux approvisionnements, à la dépendance économique, à la défaillance d’un fournisseur, à l’évolution du cours des matières premières ou encore aux RSE (risques environnementaux et sociaux) peuvent avoir un impact sur les résultats de l’entreprise, explique Magalie Testard. D’où l’intérêt de les maîtriser au mieux, d’autant que ces risques tendent à se multiplier.»
Par exemple, le risque de fraude interne ou externe s’est accru ces dernières années avec le développement des nouvelles technologies. «Aujourd’hui, un banquier peut recevoir un ordre de virement avec une signature électronique qui peut être un faux, explique Sylvain Maccotta. De même, la fraude dite “au Président” est une pratique de plus en plus courante impactant les PME et les grands comptes. Comme les transactions financières sont réalisées plus rapidement grâce aux nouvelles technologies, il est parfois plus compliqué de récupérer les fonds qui ont ainsi été virés.»
De manière générale, la maîtrise de ces risques et de leurs conséquences financières passe en premier lieu par leur recensement. «Il est important que le risk manager ou le responsable assurance ait une vision très claire des différents risques auxquels est exposée son entreprise et sache en estimer le coût total, précise Denis Bicheron, directeur grandes entreprises chez Gras Savoye. Le coût du risque s’estime en additionnant la prime d’assurance avec le coût de l’auto-assurance, les coûts de gestion (interne/externe) et les frais de prévention et de protection.» Pour optimiser ce coût, il est important d’arbitrer le plus justement possible entre l’auto-assurance, à savoir ce que l’entreprise est prête ou capable de payer ou retenir en cas de sinistre, et ce qu’elle achète en termes d’assurance.
Enfin, minimiser ces risques et les coûts qu’ils génèrent passe également par des mesures de bon sens. «Par exemple, face aux risques de fraudes, l’entreprise doit sensibiliser et former le personnel, rehausser le niveau la protection des systèmes d’information et de communication, mettre en place des procédures internes claires et strictes en matière de délégation de pouvoirs et d’autorisation, précise Sylvain Macotta. Enfin le partenariat indispensable avec les banquiers facilitera la gestion du sinistre éventuel, la réactivité de la réponse, indispensable dans ces cas-là, permettant parfois de rappeler à temps les fonds virés.»
Un nécessaire accompagnement
Ainsi, la question de la réduction des coûts est multiple et technique, et ce d’autant plus au regard des contraintes réglementaires diverses et variées auxquelles sont également soumises les entreprises. Ces sujets, pour être traités, nécessiteront donc souvent un accompagnement par des experts ainsi qu’un transfert de compétences auprès des collaborateurs concernés de l’entreprise. Si ces démarches ont un coût, elles sont néanmoins le gage de la mise en place de bonnes pratiques et d’un retour sur investissement pérenne.
Contraintes réglementaires : une opportunité d’optimisation des coûts ?
Les différentes crises qui se sont succédées ces dernières années ont amené le législateur à imposer une réglementation plus stricte et davantage contraignante pour les entreprises et tous les agents économiques.
D’ailleurs, en 2015, les chantiers et échéances réglementaires pour les entreprises sont nombreux et complexes : loi Pinel pour l’immobilier d’entreprise, fin des tarifs régulés en électricité, obligation d’audit énergétique, complémentaire santé, ANI, nouvelles lois avec nouveaux articles et décrets impactant le social, etc. «Si toute réglementation est contraignante, elle peut néanmoins servir la stratégie d’optimisation des coûts, tempère Sylvain Maccotta. Ces nouvelles règles peuvent en outre mieux prévenir certaines erreurs de gestion. Par exemple, dans le cadre de Bâle II et Bâle III, les banques demandent aux entreprises davantage de transparence sur la façon dont elles gèrent leur activité et leurs propres risques (clients, marchés, etc.). Cela les conduit à mieux connaître leurs clients et les divers risques (client, change, pays) auxquelles elles s’exposent. Certes, cela produit des lourdeurs et induit des investissements (par exemple en assurance). Cependant, l’entreprise s’engage ainsi dans une démarche de gestion plus vertueuse sur le long terme, et peut bénéficier tendanciellement d’un meilleur rating et obtenir plus facilement, voire à moindre coût, le financement nécessaire à ses investissements ou à son besoin en fonds de roulement».
Toute démarche de bonne gestion liée à l’application de la réglementation peut également contribuer à ce que les entreprises paient le juste coût des différentes taxes et cotisations auxquelles elles sont assujetties, ce qui peut aussi générer de substantielles économies.
