Si les défis des responsables de voyages restent articulés autour de l’optimisation des coûts, le contexte dans lequel évoluent actuellement les entreprises a pour sa part évolué. Toute la problématique des responsables de voyages consiste donc aujourd’hui à faire face à ces enjeux dans un environnement qui se complexifie.
Respect des politiques voyages, reporting en temps réel, harmonisation des données, coûts des nouvelles technologies ou encore gestion des voyageurs hors des politiques de déplacements professionnels demeurent à ce jour parmi les principales priorités des responsables voyages. «Pour autant, le contexte dans lequel ils évoluent a radicalement changé, modifiant ainsi le périmètre de leur champ d’action», précise Jérôme Fouque, directeur général Egencia France.
Nouvelles technologies : de la complexité des outils à l’opportunité de gestion
L’évolution fulgurante des nouvelles technologies liées aux déplacements professionnels pose ainsi de nouveaux défis. Aujourd’hui, le big data, les solutions de gestion des déplacements professionnels de bout en bout, les outils de mobilité, modifient le périmètre dans lequel les responsables de voyages interviennent.
Certes, ces outils accompagnent les travel managers dans leur gestion au quotidien. Ils contribuent en effet à générer des gains de productivité et d’efficacité et ont ces dernières années permis de structurer la gestion des déplacements professionnels. D’après le livre blanc 3Mundi/Travel Think publié en septembre 2014, le SBT reste l’outil le plus déployé au sein des entreprises pour gérer les déplacements professionnels (60 % des répondants). Les solutions alternatives de type «digital meeting» (48 %), les moyens de paiement (45 %) ainsi que les outils de reporting (38 %) sont également parmi les technologies les plus fréquemment adoptées, avec les outils «Expense» (28 %). Ainsi, grâce aux outils Travel & Expense, les responsables de voyages gèrent désormais de façon automatique les déplacements professionnels et ce, en prenant en compte toutes les étapes du voyage, de l’ordre de mission à la note de frais. Ils ont également apporté aux travel managers une meilleure visibilité sur les dépenses liées aux déplacements professionnels et ont permis de collecter les données nécessaires au pilotage de la politique voyages grâce au reporting.
Cependant, ces solutions ne répondent pas encore à toutes les attentes des travel managers, qui plébiscitent davantage de flexibilité et d’ergonomie de leur part. Par ailleurs, et au regard du contexte actuel, les travel managers cherchent désormais à appréhender ces coûts de manière globale. Or, certaines prestations liées notamment au transport (taxi, covoiturage, etc.) ou encore les frais de restaurants sont toujours difficiles à tracer.
Cela soulève la problématique de l’intégration des différentes sources de réservation dans des outils de gestion unique, afin d’une part, de mieux répondre aux besoins des voyageurs en mettant à leur disposition un point d’entrée unique pour leur réservation et, d’autre part, de satisfaire les attentes des entreprises en termes de centralisation des coûts et de maîtrise des dépenses. Ce sera donc l’évolution de ces technologies qui demain permettra aux chargés de voyages de toujours mieux optimiser les dépenses liées aux voyages d’affaires.
L’impact du développement de la consumérisation sur les programmes voyages
Parallèlement, le développement de la «consumérisation» influence également les choix des solutions que les responsables de voyages entendent mettre en place dans leur entreprise.
En effet, selon 3Mundi/Travel Think, le phénomène de la consumérisation a, ces dernières années, pris une ampleur considérable. «Aujourd’hui, les voyageurs souhaitent retrouver dans leur environnement professionnel les mêmes outils que ceux qu’ils utilisent à titre personnel», souligne à ce sujet Jérôme Fouque. La génération Y est ainsi devenue l’ambassadrice des voyageurs hyperconnectés, autonomes, qui ont tendance à réserver leurs déplacements professionnels comme ils réservent leurs vacances, directement sur leurs sites de prédilection, et le plus souvent au détriment de la politique voyages et des process qui ont été mis en place par le chargé de voyages. Ils souhaitent également avoir une vision à 360° de leur voyage et trouver toutes les informations dont ils ont besoin sur une même interface pour faciliter la réservation.
«Par ailleurs, depuis quelques années, la sécurité des voyageurs ainsi que les problématiques liées à la responsabilité sociale de l’entreprise demeurent également une préoccupation des travel managers», poursuit Jérôme Fouque. Ces derniers commencent d’ailleurs à examiner l’impact de la rigueur d’une politique voyages sur la productivité, la santé et la satisfaction globale des employés.
L’enjeu pour le travel manager consiste donc à répondre aux besoins des voyageurs et à adapter la politique voyages ainsi que les outils en conséquence, sans perdre de vue l’aspect économique. «Ainsi, les travel managers dont le rôle s’est longtemps limité à la négociation fournisseur, voient le champ de leur action évoluer et leur métier devenir pluridisciplinaire», poursuit Jérôme Fouque. Le travel manager est devenu un élément de convergence entre les attentes des voyageurs d’affaires en termes d’autonomie, de responsabilisation et d’hyperconnectivité, les changements de comportement de transports (avec par exemple le développement du covoiturage) et celles de l’entreprise en termes d’optimisation des coûts, de sécurité des voyageurs et de responsabilité sociale.
