Presque 10 ans après la publication des deux Bofip venant commenter l’obligation de présentation de la comptabilité sous la forme d’un fichier des écritures comptables (ci-après FEC) et des normes auxquelles il doit répondre, retour d’expérience.
1. Rappel des principales obligations
Sont tenues de remettre un FEC (par exercice) au début des opérations de contrôle fiscal, ou dans les 15 jours qui suivent l’envoi d’un avis d’examen de comptabilité, les entreprises (personnes physiques ou morales) qui font l’objet d’une vérification de comptabilité et qui :
– tiennent leur comptabilité au moyen de système informatisés ;
– et sont soumises par le CGI à l’obligation de tenir et de présenter des documents comptables.
Seules certaines SCI ainsi que les autoentrepreneurs, échappent à l’obligation de présenter un FEC.
Ainsi, depuis le 1er janvier 2014 et à de rares exceptions, un FEC doit être présenté pour chaque exercice vérifié.
Pour respecter cette obligation, la difficulté consiste à « intégrer » les données de systèmes comptables différents dans un format de fichier structuré unique, voire, pour certaines entreprises, d’y inclure certaines données obligatoires supplémentaires relatives aux encaissements.
Le format du fichier, les types et format des données contenus dans celui-ci, sont définis dans la partie réglementaire du LPF2, ces normes sont strictes et contraignantes techniquement.
Des données qui n’existent pas de façon native dans les systèmes comptables sont aussi exigées. Tel est le cas des écritures de reprise des soldes de l’exercice antérieur (écritures d’à-nouveaux)3.
Enfin, la comptabilité doit être tenue selon les normes et plan comptable français (sont donc exclus les plans de comptes aux normes IFRS, US GAAP des filiales de groupes étrangers).
Le défaut de présentation ou l’absence de conformité du FEC aux normes réglementaires est passible d’une amende de 5 000 € en l’absence de rehaussement ou, en cas de rectification, et si le montant est plus élevé, d’une majoration de 10 % des droits / rappels mis à la charge de l’entreprise4.
2. Retour d’expérience et florilège des points de fragilité récurrents
Si la plupart des entreprises savent générer un FEC, des problèmes subsistent toutefois, souvent liés au système comptable utilisé, voire au système d’exploitation (OS) à partir duquel le FEC est généré.
Rappelons que le FEC doit être non seulement conforme dans sa structure et contenir le détail des écritures telles qu’enregistrées dans la comptabilité native selon les normes prévues par le Bofip mais qu’il doit aussi ne pas pouvoir être modifié.
Voici quelques exemples d’anomalies rencontrées.
Des problèmes d’ordre technique pouvant :
– interrompre la génération du FEC. Selon le cas, celui-ci est produit mais l’alimentation des lignes d’écritures s’est interrompue lors de la survenance d’un bogue informatique. Ainsi, si le FEC peut apparaître conforme (dans sa structure), il s’avère toutefois incomplet, les écritures de clôture (par exemple) sont absentes ;
