La forte inflation, avec notamment des tensions importantes sur les prix de l’énergie, oblige les entreprises françaises à contrôler beaucoup plus strictement leurs dépenses. Dans ce contexte, le monitoring et l’optimisation des frais généraux constituent un enjeu stratégique majeur, et de nombreux leviers peuvent être activés.
Le contrôle des coûts s’est imposé depuis plusieurs mois comme l’une des préoccupations principales des directions financières, qui cherchent à réduire leurs frais par tous les moyens afin de continuer à dégager des marges malgré l’inflation. Pour ce faire, les process sont parfois modifiés et des réorganisations sont opérées au sein des entreprises, qui bénéficient d’un certain nombre d’outils et de solutions à leur disposition pour les accompagner dans leur démarche, et réaliser des économies partout où c’est possible : des frais bancaires aux charges locatives en passant la gestion des frais professionnels.
L’enjeu principal lorsqu’on évoque la gestion des frais professionnels, c’est le temps. Celui perdu par le salarié pour faire sa déclaration, ainsi qu’à vérifier la validité côté service comptable. Et celui gagné en utilisant l’une des nombreuses solutions de gestion semi-automatisée des notes de frais. De fait, des acteurs comme Jenji, Spendesk, N2F ou Mooncard vont faciliter le travail des comptables en automatisant la centralisation des frais, mais ils offrent également des outils d’intelligence artificielle pour l’analyse de ces frais, de sorte que les entreprises puissent opérer un monitoring beaucoup plus précis sur ces derniers en se servant des données collectées. « Notre solution consiste à scanner un ticket de caisse afin qu’il remonte instantanément dans le logiciel, détaille Brice Mannevy, responsable marketing de N2F. En plus de faciliter la vie des salariés, elle permet de diviser par quatre le temps de traitement des notes de frais. »
