En intégrant une fonctionnalité de verification of payee (VoP), les logiciels de gestion de trésorerie accompagnent les entreprises dans la lutte contre la fraude et la réduction des erreurs de paiement.
Quels sont les enjeux des trésoriers autour des paiements ?
Aujourd’hui, les entreprises enregistrent des pertes financières assez élevées liées à des fraudes aux paiements et à des erreurs d’affectation d’IBAN. En France, près de 75 % des entreprises sont concernées par ce phénomène et peuvent, d’après certaines études, enregistrer jusqu’à 50 000 € de pertes par opération en cas de fraude avérée.
Dans ce contexte, la Verification of Payee (VoP) apparaît comme un véritable filet de sécurité supplémentaire pour les entreprises. Dans le cadre de cette réglementation entrée en vigueur en octobre dernier, les banques et prestataires de services de paiement (PSP) doivent désormais vérifier, dès la réception d’un ordre de virement SEPA, que l’identité du bénéficiaire correspond bien au titulaire du compte bancaire identifié (IBAN). Cegid a été associé au groupe de travail du Comité français d’organisation et de normalisation bancaire (CFONB) et au Groupe utilisateurs de Swift en France (GUF), composés notamment de trésoriers. Cette implication nous permet d’œuvrer pour la normalisation des opérations de paiements et le renforcement des processus de sécurité qui y sont liés.
A cet effet, nous recommandons à nos clients de mettre en place des bonnes pratiques internes, telles que la séparation des tâches autour de la trésorerie et la validation des paiements à plusieurs niveaux (quatre à six yeux).
L’ensemble de ces actions permet d’automatiser efficacement les contrôles des processus financiers et diminue les risques de fraudes afin d’éviter d’importantes pertes financières.
Comment se positionne Cegid sur ce sujet ?
Chez Cegid, nous avons nativement intégré la VoP dans nos outils de gestion de trésorerie et de communication bancaire avec des fonctionnalités prêtes à l’emploi et conformes aux exigences réglementaires. Une simple mise à jour de nos outils suffit pour activer le VoP. Nous proposons dans ces solutions de nettoyer et de normaliser les données pour réduire les faux positifs. Parallèlement, nous avons noué des partenariats avec des plateformes spécialisées dans le contrôle des tiers, tels que Sis ID ou Trustpair, pour renforcer la qualité de la base fournisseurs en amont des paiements. Par ailleurs, nous mettons à la disposition des entreprises des connecteurs bancaires et des API permettant d’interroger les services VoP des banques ainsi que les hubs interbancaires en mode batch (après saisie mais avant l’envoi de l’opération en banque) ou en temps réel pendant la transaction. Enfin, nous avons mis en place des processus dans le logiciel qui permettent de paramétrer des règles métiers. Il est ainsi possible de mettre en œuvre des workflows de validation supplémentaires, des alertes ou des blocages de paiement quand par exemple le fournisseur n’est pas référencé dans la base de données tiers ou lorsque le numéro IBAN n’est pas le bon. Ces différentes fonctionnalités contribuent ainsi à renforcer la traçabilité des données et des opérations réalisées dans les journaux d’audit.
Comment se préparer à la VoP ?
Dans le cadre de la mise en place des fonctions VoP, nous recommandons aux entreprises de fiabiliser leurs bases de données avant d’activer la verification of payee au sein de leur TMS (treasury management system). Plus cette démarche sera réalisée en amont, plus les process internes seront renforcés, et la verification of payee deviendra ainsi une réelle opportunité de diminuer les coûts liés à la fraude. D’autre part, travailler à partir d’une base tiers propre évite des rejets de virement en « close match » ou « no match » avec vos fournisseurs (rejets qui retarderaient le paiement et pourraient ralentir votre activité commerciale).
Sensibiliser nos clients à la lutte contre la fraude est l’une de nos priorités, d’autant que celle-ci s’intensifie et se sophistique avec l’essor de l’IA. Plus il y aura de personnes mobilisées dans le processus de vérification des paiements, moins il y aura de risques de fraudes. Une démarche d’autant plus simple à mettre en place aujourd’hui avec l’automatisation des processus et des contrôles.
