Alors que la maîtrise des coûts reste l’une des priorités des responsables voyages d’affaires, plusieurs évolutions, comme l’émergence de nouveaux acteurs non référencés dans les plateformes de réservation, tendent à compliquer leur tâche. Dans ce contexte, de nombreuses entreprises cherchent à repenser leur politique, ce qui passe notamment par la mise en place d’outils destinés à optimiser les dépenses et leur reporting.
Les responsables voyages d’affaires sont aujourd’hui confrontés à un double enjeu. Jusqu’alors, l’accès aux prestataires du voyage ne se faisait que via des agences de voyages qui centralisaient l’ensemble des dépenses. Or l’arrivée sur le marché de nouveaux entrants – en particulier ceux issus de l’économie collaborative tels qu’Airbnb, Uber, etc. –, peu référencés voire non référencés dans ces outils de réservation, change la donne. «Nous assistons actuellement à une désintermédiation des acteurs sur le marché du voyage d’affaires, qui complexifie le pilotage des dépenses par les responsables achats et voyages dans l’entreprise», observe Tristan Dessain-Gelinet, cofondateur et dirigeant de Travel Planet.
Il faut dire que la centralisation des réservations a pour avantage, outre la traçabilité des collaborateurs en déplacement et donc leur sécurisation, de faciliter la consolidation des dépenses voyages et leur ventilation par catégorie (aérien, hôtellerie, etc.), et ainsi d’en renforcer le contrôle et de fournir aux responsables achats des éléments tangibles de négociation avec les prestataires. «En nous dotant d’une agence de voyages centralisée proposant son propre outil de gestion intégré, de 2012 à 2015, nous avons ainsi réalisé 30 % d’économies sur toutes nos dépenses liées à l’aérien, à l’hôtellerie et au ferroviaire», témoigne ainsi Jérôme Bonnepart, travel manager du chimiste français Arkema, dont le budget voyages d’affaires s’élève à 40 millions d’euros en 2017.
Vers une difficile consolidation des données
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