L’automatisation et la dématérialisation des processus de gestion des notes de frais tendent à se démocratiser, portée par la volonté des entreprises de mieux piloter leurs coûts liés aux voyages d’affaires. Une tendance qui devrait s’accélérer avec un arrêté récent, qui reconnaît la validité des documents numérisés face à l’administration fiscale.
La gestion des notes de frais reste dans les entreprises un centre de coût important. Selon un sondage Opinion Way pour Concur réalisé en septembre 2017, les salariés français consacreraient en effet 27 minutes en moyenne à la gestion de chacune de leurs notes de frais. Ils seraient même plus d’un sur cinq (21 %) à y passer plus de 30 minutes ! De quoi affecter la productivité des collaborateurs concernés, et donc inciter les sociétés à agir.
Une sécurisation des échanges
Afin de gagner un temps précieux à toutes les étapes de saisie, de transmission et de suivi de ce type de documents, un nombre croissant de sociétés se tournent vers des solutions d’automatisation. C’est par exemple le cas du groupe spécialisé dans les solutions de paiement intégrées Ingenico (2 312 millions d’euros de chiffres d’affaires en 2016), qui a fait le choix fin 2016 de s’appuyer sur l’outil de gestion de notes de frais de Concur.
«Notre groupe compte plus de 7 500 collaborateurs, avec une présence dans plus de 50 pays, explique Mathieu Bannwarth, directeur du Programme SI Finance. Une telle diversité des effectifs rend complexe le déploiement d’outils uniques, dans des délais courts, chaque pays devant se conformer à des règles fiscales propres et des politiques voyage spécifiques. Ainsi éclaté, le traitement de la note de frais ne pouvait être aisément rationalisé.» En automatisant, fluidifiant et sécurisant l’ensemble des étapes, la solution Concur Expanse a levé ces obstacles. «En termes de bénéfices, le traitement des...
