La dématérialisation touche aussi le domaine de la gouvernance. En effet, si les entreprises sont progressivement contraintes, du fait de la réglementation, d’opter pour le zéro papier pour leurs factures, elles se sont rendu compte à cette occasion de l’intérêt d’étendre cette démarche à d’autres secteurs. C’est pourquoi elles sont aujourd’hui de plus en plus nombreuses à l’appliquer à la documentation attachée aux réunions de leurs instances de gouvernance. «Nous avons lancé il y a deux ans une plateforme numérique qui permet de dématérialiser la gestion documentaire dans le cadre des instances comme les conseils d’administration : les réunions continuent à se tenir physiquement, mais plus aucun papier ne circule à cette occasion, explique Yves Garagnon, directeur général de l’éditeur de logiciels DiliTrust (ex-Equity). Si seules de grandes entreprises s’y sont intéressées au départ, certaines ETI commencent aujourd’hui également à le faire.»

De nombreux documents

Il faut dire que la quantité de documents adressés en amont des conseils d’administration peut donner le vertige. «Auparavant, nous envoyions à chaque administrateur quatre jeux de comptes : les comptes sociaux et les comptes consolidés, en version française et en version anglaise, énumère Jérôme Lépany, directeur juridique adjoint d’Eutelstat. En outre, comme ces documents étaient souvent prêts à la dernière minute, nous devions faire appel à des coursiers pour les leur porter, ce qui engendrait un surcoût et des risques de fuites d’informations.»