Comptant 73 000 collaborateurs, les 39 caisses régionales du Crédit Agricole souhaitaient simplifier la gestion de leurs notes de frais. Depuis quelques semaines, elles disposent d’une solution qui leur permet de ne plus avoir à conserver les justificatifs papiers et de valider plus rapidement les dépenses de leurs salariés.
Moins de papier, moins de saisie ! Avec 73 000 collaborateurs dont 23 000 collaborateurs qui génèrent des notes de frais chaque mois, les 39 caisses régionales qui composent le groupe Crédit Agricole viennent d’optimiser la gestion des dépenses de leurs salariés. Il faut dire que la solution informatique utilisée jusqu’alors était vieillissante. «Chaque collaborateur devait saisir manuellement ses dépenses dans la solution, ce qui n’était possible que depuis leur poste de travail», rappelle Jean-Marc Collot, responsable d’unité chez Crédit Agricole Alpes Provence. De plus, les collaborateurs ne pouvaient pas transmettre leurs justificatifs en pièce jointe : ils devaient fournir la version papier de la note de frais directement à leur manager, en la joignant au document imprimé issu de leur saisie sur l’outil. «La validation des frais pouvait prendre plus d’une semaine et il arrivait que des salariés ne soient remboursés qu’au bout de deux mois», déplore Jean-Marc Collot.
Pour le service des ressources humaines, qui pilote la gestion des notes de frais au sein des caisses régionales, cette dernière devait être modernisée. A l’automne 2018, le groupe lance donc un appel d’offres auprès de plusieurs éditeurs, avant de sélectionner l’outil Saas proposé par Expensya. Celui-ci a été déployé progressivement dans chaque Caisse entre mars 2019 et août dernier.
Un remboursement rapide
La solution donne d’ores et déjà entière satisfaction. «Les salariés peuvent prendre en photo leur dépense depuis leur téléphone...
