Gestion financière

Fabien Dawidowicz, directeur administratif et financier, Spendesk

« Une gestion des dépenses performante passe par son automatisation »

Option Finance - 19 février 2021 - Parole d'expert

Alors que la gestion des dépenses et des achats est plus que jamais au cœur des préoccupations des directions financières, l’automatisation du process de bout en bout de la chaîne devient une nécessité pour en assurer le pilotage et contribuer ainsi à la performance de l’entreprise.

FABIEN DAWIDOWICZ, DIRECTEUR ADMINISTRATIF ET FINANCIER, SPENDESK

Quels sont les enjeux actuels des directions financières en matière de gestion des dépenses ?

Les directions financières sont toujours focalisées sur les entrées et sorties de cash, ainsi que sur les risques qui y sont associés. Dans le contexte actuel, elles ont également dû renforcer leur supervision des risques liés aux dépenses. A cet effet, les directions financières ont procédé par étapes. Elles ont dans un premier temps dû évaluer l’impact de la crise sur les dépenses. Il leur a ensuite fallu bâtir des scénarios de dépenses en fonction des différentes perspectives d’évolution de l’économie, de manière à mieux les anticiper. Désormais, tout l’enjeu pour les directions financières consiste à optimiser la performance de l’entreprise en réalisant des dépenses et des investissements adaptés à ces scénarios. En 2021, leur principale priorité s’articulera autour de la gestion des dépenses et du cash et autour du pilotage des risques financiers.

Comment l’automatisation des processus de gestion des dépenses accompagne-t-elle les directions financières ?

Les entreprises ont déjà bien avancé en matière de digitalisation des dépenses et entrent actuellement plutôt dans une phase d’automatisation des processus. Surtout, et notamment compte tenu du contexte, elles s’interrogent davantage sur les outils susceptibles de les accompagner dans la gestion des risques financiers. Elles ont également besoin d’outils capables de s’interconnecter avec des solutions externes (gestion comptable, gestion des ressources humaines, etc.), pour automatiser les flux de transferts de données et limiter ainsi les risques d’erreurs et de fraudes qui pourraient y être liés.

Est-ce un enjeu face auquel Spendesk prend tout son sens ?

Spendesk propose, en effet, une plateforme unique de gestion des dépenses. Elle permet à l’équipe finance de définir des politiques de dépenses conformes à l’organisation de l’entreprise, de contrôler les budgets et de suivre l’activité des équipes en temps réel. Elle contribue également à la gestion et au pilotage des risques liés aux dépenses. Cette solution embarque un circuit de validation, responsabilisant ainsi les opérationnels sur les engagements de dépenses réalisés. Au travers de cet outil, les entreprises peuvent ainsi automatiser le traitement de chaque dépense, depuis la demande du collaborateur concerné jusqu’à son traitement et son extraction comptable, en passant par le circuit de validation et le paiement.

Quelles dépenses sont prises en charge par Spendesk ?

La plateforme Spendesk traite aussi bien les dépenses stratégiques émises par les décideurs (dépenses de consulting ou de campagne marketing) que les dépenses opérationnelles effectuées par les gestionnaires et les employés au quotidien (souscriptions de services en ligne, événements, etc.). Elle permet également de gérer les frais qui, contrairement aux dépenses stratégiques et opérationnelles, représentent un nombre important de petits achats des collaborateurs, souvent difficiles à suivre : demandes de remboursement des dépenses terrains et des frais de déplacement.

Le moyen de paiement est-il également utile à la maîtrise des risques liés aux dépenses ?

Une politique de gestion des dépenses est pleinement efficiente si toute la chaîne achat est maîtrisée, y compris le paiement. Au-delà de sa plateforme de gestion des dépenses, Spendesk propose aussi des moyens de paiement modernes et sécurisés tels que les cartes virtuelles dédiées au règlement d’un prestataire choisi, pour un montant défini et une date déterminée. Evitant ainsi la fraude au paiement. Spendesk permet également de rembourser directement les notes des frais des collaborateurs par virement, sans passer par un autre flux. A cet effet, nous proposons aux entreprises d’ouvrir un compte via l’un de nos partenaires bancaires. Bien entendu, nous proposons également, via notre partenaire Mastercard, des cartes de paiement physiques pour les dépenses liées aux déplacements professionnels et aux autres achats non réalisables en ligne. Il est d’ailleurs possible de les visualiser et de les gérer en temps réel sur la plateforme Spendesk.

Quelle est la proposition de valeur de Spendesk ?

Spendesk va au-delà de la simple gestion du flux financier. Elle permet la décentralisation de la responsabilité du paiement, tout en conservant des niveaux de contrôle et de visibilité adaptés à la taille et donc aux besoins de toute entreprise. Notre plateforme permet, par exemple, de centraliser et de retrouver tous les justificatifs liés aux dépenses, puis d’en sortir des rapports détaillés via des exports comptables et/ou analytiques. Il s’agit, enfin, d’une solution moderne et intuitive, accessible en SaaS via une application web et mobile, partout à travers le monde.