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Baromètre

Directions financières : la crise accélère les projets digitaux

Option Finance - 26 mars 2021 - Anaïs Trebaul

Digitalisation, Directeurs financiers

Pour la troisième année consécutive, Wavestone, Option finance et Spoking Polls, auxquels se sont joints Board International et Itesoft, viennent de réaliser leur baromètre sur les directeurs financiers et le digital. Si le premier confinement a d’abord mis à l’arrêt plusieurs projets informatiques, les besoins provoqués par le travail à distance et l’absence de visibilité sur les résultats futurs ont incité dès l’été les entreprises à relancer leurs investissements dans ce domaine.

Il y a un an, tous les projets informatiques des directions financières étaient subitement mis en suspens avec la crise, la gestion de la trésorerie devenant leur priorité absolue. 

Une décision qui finalement ne fut que temporaire. Alors que les restrictions sanitaires perdurent, les investissements digitaux battent en effet de nouveau leur plein. Selon la troisième édition du baromètre sur les directions financières et le digital réalisé par Option Finance, Wavestone, Board International, Itesoft et Spoking Polls auprès de 184 directeurs financiers de groupes français de tailles variées, 58 % d’entre eux font état d’une « résilience importante » de leurs investissements digitaux. « Certes, les projets de long terme, plus lourds, comme la refonte d’ERP comptables par exemple, ont été ralentis ou mis en stand-by par les directions financières, mais ces reports ont coïncidé avec l’accélération des investissements digitaux visant à générer des gains de productivité plus rapides, notamment ceux concernant le pilotage de l’activité et la dématérialisation », observe Sami Jlaiel, senior manager lean et digital finance chez Wavestone.

Rapidement, le travail à distance a en effet poussé de nombreuses entreprises à généraliser la dématérialisation des factures. Celles qui étaient déjà dotées d’outils dédiés ont ainsi d’aller plus loin dans leur processus de digitalisation. « Les comptables étant chez eux, ils ne pouvaient pas réceptionner les factures envoyées par courrier, rappelle Sami Jlaiel. La mise en place d’un échange électronique de fichiers, d’un portail fournisseurs ou d’un portail clients permettant de déposer ses factures et de les payer a donc été généralisée au sein des groupes. Il a fallu accompagner les fournisseurs et clients dans l’utilisation de ces outils en accentuant la communication sur ces moyens. De même, de nombreuses entreprises qui n’avaient pas encore recours à la signature électronique pour valider l’intégrité de leur facture l’ont mise en place après le premier confinement. »

Des outils pour mieux piloter l’activité

Puis, les incertitudes et le manque de visibilité quant aux perspectives économiques ont incité les entreprises à mettre en place des outils de pilotage de leur activité. Alors que les entreprises s’y intéressaient déjà avant la crise, le déploiement de solutions de pilotage de la performance s’est accéléré en 2020. Selon le baromètre, 31 % des directions financières indiquent avoir investi en priorité sur ce sujet l’an dernier, dans le but d’accroître leur capacité de prévision et d’anticipation. « Nous avons observé principalement deux catégories d’entreprises, indique Julien Moreau, alliance & channel manager chez Board international. D’une part, celles qui étaient déjà équipées de solutions et qui ont renforcé leurs usages afin de passer d’un système de prévisions mensuelles à des prévisions hebdomadaires voire quasi en continu selon les activités. D’autre part, les sociétés qui n’avaient pas d’outils et qui se sont rendu compte de la complexité à piloter leur activité sur Excel et de la nécessité de lancer des projets de transformation pour mieux piloter leur activité. »

A ce titre, 67 % des entreprises interrogées déclarent que l’agilité du pilotage financier est devenue déterminante pendant la crise sanitaire. « La mise en place d’outils EPM (enterprise performance management) est devenue une priorité pour de nombreuses directions financières, confirme Sami Jlaiel. Ces solutions permettent d’intégrer l’ensemble des interlocuteurs clés sur la même plateforme et de travailler sur différents scénarios d’activité, en utilisant des données sur les tendances de marché, de préparer des reportings d’activité plus précis et de travailler sur les réestimations et l’atterrissage de fin d’année. Elles sont souvent simples d’utilisation, en mode SaaS, basées sur le cloud et plus collaboratives. » Un élément important, puisque 37 % des directeurs financiers souhaitent que la digitalisation leur permette de mieux interagir avec les opérationnels et de répondre à leurs attentes. Un chiffre qui atteint même 51 % au sein des groupes réalisant plus de 500 millions d’euros de chiffre d’affaires.

Autre atout de ces outils, et non des moindres : ils présentent l’avantage de pouvoir être déployés relativement rapidement, en trois à six mois environ, et d’offrir des retours sur investissement rapides. « Les outils de pilotage de la performance sont connectés aux systèmes transactionnels (comptabilité, paie ou supply chain par exemple), et accèdent aux données présentes dans ces logiciels pour collecter et agréger les données, formuler des hypothèses budgétaires ou encore proposer des scénarios de sortie de crise, détaille Julien Moreau. Beaucoup de nos clients ont par exemple pu diviser par un facteur allant de trois à dix le temps passé sur leurs processus de clôture et de reporting. »

Un avantage qui n’a pas échappé aux directions financières, qui ont prévu d’investir encore sur ce sujet dans les prochains mois. 40 % des directions financières ont prévu d’investir dans le pilotage de leur performance en 2021. Et pour cause : malgré de nombreuses avancées dans ce domaine, des progrès restent à faire. Les entreprises attribuent la note moyenne de 3,3/5 au pilotage de leur performance. De quoi expliquer que 55 % des responsables sondés veulent renforcer la qualité de leurs données d’ici à la fin de l’année…

Un suivi continu de la trésorerie

Mais si le pilotage de l’activité est devenu un des sujets prioritaire des DAF en 2020, le grand changement en matière d’investissements digitaux concerne avant tout la gestion de la trésorerie. Alors qu’elles étaient seulement 18 % à avoir prévu d’investir dans ce processus en début d’année dernière, elles ont finalement été 32 % à le faire. Tandis que l’optimisation du financement et des dépenses était, pour 58 % des directeurs financiers sondés, la priorité pendant la crise, les outils mis en place permettent avant tout de mieux prévoir les entrées et sorties de cash. « De nombreuses entreprises ont mis en place des outils qui permettent d’évaluer l’impact de leurs décisions économiques sur leur trésorerie, remarque Julien Moreau. Ces dispositifs permettent ainsi d’établir des tableaux de flux de trésorerie prévisionnels à quelques semaines, de suivre en continu les entrées et sorties de cash, ou encore de mettre en place des business plans sur trois ou quatre ans, etc. » Des dispositifs complémentaires ont également été déployés. « Des solutions de recouvrement automatique ont été mises en place ces derniers mois, illustre Sami Jlaiel. Elles permettent par exemple de rappeler automatiquement au client ses paiements en retard. »

Des investissements qui, là encore, devraient se poursuivre, voire s’amplifier cette année. 52 % des directions financières interrogées ont prévu d’investir dans ce processus en 2021. Un pourcentage qui atteint même 62 % pour les entreprises de plus de 500 millions d’euros de chiffre d’affaires. « Cette tendance concerne évidemment aussi bien les PME que les grandes entreprises », prévient Julien Moreau.

Pendant ce temps, les investissements dans des projets de plus grande envergure, comme les sujets ERP, devraient revenir peu à peu sur le devant de la scène. « Les sujets ERP restent un chantier majeur, confirme Sami Jlaiel. La prochaine mise à jour de SAP doit être finalisée en 2025 au plus tard, et 60 % des grands groupes français l’utilisent. » Les directions financières seraient d’ores et déjà en ordre de marche pour passer cette étape.

Attention à la dématérialisation fiscale à partir de 2023

l A partir de 2023 et jusqu’en 2025, les entreprises devront progressivement recourir à un format de facture électronique unique. Cette obligation a été décidée par le gouvernement et entérinée par le Parlement dans le but de lutter contre la fraude à la TVA notamment. Les données issues de ces factures pourront ainsi être directement transmises à l’administration fiscale (voir article « Factures : les entreprises se préparent au tout numérique », n° 1599 d’Option finance).

l Cependant, cette obligation est encore mal appréhendée par les entreprises. D’après le baromètre DAF & digital, seuls 13 % des directeurs financiers interrogés connaissent précisément les conditions du passage à la facture électronique. Une situation qui s’explique par le fait que plusieurs modalités importantes (canal d’échange, contenu des factures, etc.) doivent encore être précisées. Pourtant, selon les spécialistes, les entreprises ont intérêt à s’y préparer dès maintenant. « La facture électronique obligatoire pour tous dès 2023 pousse les entreprises à anticiper l’échéance et à se préparer dans un laps de temps très court, remarque Mathias Parnaudeau, responsable des offres Itesoft. En effet, elles devront être en mesure d’accueillir une plus grande variété de formats de factures (e-mail, papier, PDF), qui ne vont pas disparaître avec le nouveau modèle de facturation. L’échéance de 2023 annonce plus de complexité aussi dans le nombre de données toujours plus important qui sera à extraire de ces flux. » Même les groupes les plus avancés en matière de dématérialisation devront s’emparer du sujet. « Si les grandes entreprises ont déjà toutes dématérialisé 80 % à 90 % de leurs factures, la capacité pour l’administration à pouvoir recevoir ces données implique de nouveaux investissements, confirme souligne Sami Jlaiel. Plusieurs projets dans ce sens sont déjà en cours. » 

l Des progrès restent en effet à faire. D’après le baromètre, les directeurs financiers évaluent le niveau de digitalisation de leurs processus achats (de la commande à son paiement) et ventes à respectivement 1,9/5 et à 1,6/5.