A quelques mois des échéances de la réforme sur la facturation électronique, il est désormais urgent que les entreprises se mettent en ordre de marche. Une démarche dans laquelle Pitney Bowes propose de les accompagner avec une offre différenciante, articulée autour de sa plateforme multicanale. Concernant le passage à la facturation électronique, l’heure n’est plus à l’anticipation. Il faut désormais passer à l’action !
« 4,5 millions d’entreprises sont, en France, concernées par cette réforme et nous ne serons qu’une centaine de plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) à pouvoir les accompagner, ce qui fait potentiellement 50 000 entreprises par PDP, rappelle Grégory Haastrup, Consultant Expert Digital chez Pitney Bowes. Jusqu’à la fin de l’année, nous pourrons accompagner les entreprises qui le souhaitent dans leur projet de passage à la facturation électronique, mais l’année prochaine, il nous sera plus difficile de nous engager sur des projets personnalisés en fonction des besoins des entreprises. Bien entendu, nous continuerons de les accompagner, mais sur des projets plus standardisés. » Pour les entreprises qui entendent aller au-delà de leur mise en conformité avec la réglementation et en tirer le meilleur parti, il est donc urgent de ne plus attendre. « D’autant que les opportunités de cette réforme sont nombreuses », ajoute pour sa part Lise Ansart, global product manager chez Pitney Bowes.
Capitaliser sur la réforme pour digitaliser toute la chaîne de facturation
Cette réforme est notamment l’occasion pour les entreprises de digitaliser plus largement les processus de gestion des factures fournisseurs et de réaliser ainsi d’importants gains de productivité. « Dans le cadre de cette démarche, les entreprises peuvent notamment automatiser la réconciliation des factures avec les bons de commande ou les bons de réception, et améliorer la gestion des écarts, précise Lise Ansart. La digitalisation du processus leur permet également de gagner du temps dans les processus de validation des factures et d’imputation comptable. » Par ailleurs, la facturation électronique contribue à accélérer et améliorer la gestion des litiges, renforçant ainsi la qualité des relations avec les fournisseurs. Elle permet également de détecter plus facilement les tentatives de fraudes aux fournisseurs et d’éviter les paiements de factures aux mauvaises personnes.
La réforme sur la facturation électronique est aussi l’occasion d’automatiser les processus de gestion des factures clients, souvent chronophages. « Elle permet notamment de cadrer et d’optimiser les différentes étapes de ce processus, en particulier sur la partie relance client, y compris lorsque cette relance est multicanale », poursuit Lisa Ansart. En effet, les processus de recouvrement de créances peuvent notamment être réalisés de manière électronique, mais aussi par courrier voire par recommandé. « Une approche multicanale qui facilite aussi la transition vers la facture électronique, précise Stéphane Crespo, ingénieur commercial avant-vente chez Pitney Bowes. Il s’agit d’ailleurs de l’un des éléments différenciants de l’offre de services de Pitney Bowes et de notre PDP. »
«Nous accompagnons de bout en bout les entreprises dans leur projet de passage à la facturation électronique. »
Pitney Bowes accompagne la transition vers la facturation électronique
En effet, Pitney Bowes dispose d’une expertise en matière de digitalisation des processus complexes, ainsi que de plus de 100 ans d’expérience dans le traitement des flux physiques. « Cela signifie qu’au travers de notre plateforme multicanale, nous sommes en mesure d’offrir le meilleur aux entreprises non seulement pour leurs factures dématérialisées, mais aussi pour leurs autres flux digitaux, ainsi que pour leurs flux de documents encore physiques, les aidant ainsi dans leur transition vers le digital de manière simple, sûre et sécurisée, en particulier dans le cadre de leur passage vers la facturation électronique », précise Stéphane Crespo. En fonction de ses besoins, l’entreprise pourra n’utiliser que la fonction dématérialisation de la plateforme de Pitney Bowes pour émettre/recevoir des factures, ou y ajouter d’autres canaux d’échange tels que les e-mails, le courrier physique, le recommandé papier ou électronique, les SMS, etc. pour ses factures et/ou d’autres documents (contrats, bulletins de salaire…). « Notre PDP est intégrée dans un portail multicanal, qui sera le point d’entrée unique pour que les utilisateurs suivent l’ensemble de leurs flux et transactions », poursuit Lise Ansart.
«La PDP Pitney Bowes est intégrée dans un portail multi canal, qui sera le point d’entrée unique pour que les utilisateurs suivent l’ensemble de leurs flux et transactions. »
Un accompagnement sur mesure
Afin de faciliter la transition des entreprises vers la facturation électronique, Pitney Bowes les aide également dans la mise en place et le suivi de leur projet. « Nous les aidons à réaliser un audit pour comprendre leur fonctionnement et la manière dont elles gèrent leurs flux documentaires, dont les factures, explique Grégory Haastrup. Nous cartographions ainsi leurs différents cas d’usages liés à la facturation électronique, la présence ou non, dans leurs factures, de tous les champs obligatoires requis par la réforme. Nous mesurons le gap entre l’existant et les attendus de la réglementation et accompagnons l’entreprise dans la mise en place de ses référentiels afin de compléter les champs manquants. Nous étudions ensuite avec l’entreprise la meilleure façon de raccorder notre PDP à son système d’information, son ERP ou son système comptable. Enfin, nous les accompagnons dans la conduite du changement. »
Questions à… Stéphane Crespo, ingénieur commercial avant-vente chez Pitney Bowes
Fort de 10 ans d’expérience dans l’optimisation des processus métiers, Stéphane Crespo a une expertise approfondie dans la gestion des flux documentaires et du courrier.
En quoi une plateforme multicanale facilite-t-elle le passage vers la facturation électronique ?
Une plateforme multicanale telle que celle de Pitney Bowes traite aussi bien du format papier que du PDF signé ou non, des e-mails certifiés ou non, des connecteurs EDI, des lettres recommandées électroniques ou encore des SMS. Depuis de nombreuses années, elle permet ainsi de gérer des flux de facturation, mais également de nombreux autres documents tels que, par exemple, les bulletins de salaire. Au travers de cette plateforme, nous sommes ainsi en mesure de répondre aux flux et problématiques de tous types d’entreprises, mais également du secteur public, des collectivités locales ou encore des syndics de copropriétés. Elle facilite également la transition des entreprises vers la facture électronique. En effet, Pitney Bowes laisse la possibilité aux entreprises de choisir le canal qu’elles souhaitent pour transmettre leurs documents et de faire évoluer leurs choix, sachant que les canaux qu’elles utilisent aujourd’hui ne seront pas les mêmes demain, notamment dans le cadre du passage à la facture électronique.
Comment votre plateforme a évolué pour répondre aux exigences de la réforme ?
Pour coller au mieux aux besoins des entreprises mais aussi aux nouvelles réglementations, notre plateforme évolue en permanence. Elle intègre aujourd’hui Pitney Bowes Invoice Services, notre solution de facturation électronique clients et fournisseurs, immatriculée PDP, qui permet aux entreprises de réaliser des économies sur le traitement des factures, tout en se conformant dès aujourd’hui aux attendus de la réforme. Cette PDP est également certifiée point d’accès Peppol, ce qui facilitera ses flux avec les autres PDP du marché et répond aux besoins des entreprises qui opèrent à l’étranger. En effet, dans le cadre de la directive européenne ViDA, tous les pays d’Europe devront passer à la facturation électronique d’ici 2030.
Quelle solution de financement proposez-vous pour l’utilisation de vos services ?
Pour simplifier la tarification de nos prestations, nous proposons depuis deux ans une solution financière unique, articulée autour du volume de documents et non pas de leur canal de transmission (facture électronique, mail, SMS…). Les entreprises savent que ce qu’elles paieront demain, notamment avec la réforme sur la facturation électronique, sera la même chose que ce qu’elles paient déjà aujourd’hui. Elles peuvent donc davantage se projeter. Avec Pitney Bowes, elles peuvent ainsi s’appuyer sur un seul fournisseur pour une transmission multicanale de l’ensemble de leurs documents et ce, pour un tarif unique et facile à comprendre.
