Pour accompagner les entreprises dans leur passage à la facturation électronique, et faire de cette réforme un levier de performance, Pitney Bowes met à leur disposition sa plateforme agréée mais aussi des années d’expertise dans la dématérialisation des documents.
Les échéances pour le passage à la facturation électronique se rapprochent et il reste peu de temps aux entreprises pour se mettre en conformité. A cet effet, il leur faut dès à présent, si ce n’est pas encore fait, réaliser une cartographie de leurs process de facturation : cas d’usage, données obligatoires, outils utilisés, circuits de validation, etc. « Cette étape préalable est indispensable pour comprendre quelles sont les données obligatoires demandées par la réforme en fonction des cas d’usage identifiés, versus celles dont disposent les entreprises actuellement dans leurs factures et dans leurs systèmes d’information, souligne Lise Ansart, global product manager chez Pitney Bowes. S’il existe un écart, l’entreprise devra mettre jour ses SI et/ou construire un référentiel client conjointement avec sa plateforme agréée (PA), référentiel que la PA hébergera – il viendra combler cet écart et permettre le traitement et le routage effectifs des factures client. »
La réforme sur la facturation électronique est également une opportunité d’automatiser les processus liés à la chaîne de facturation et de générer un retour sur investissement. « Nous encourageons d’ailleurs les entreprises à inclure cet objectif de gains de productivité métiers dans le périmètre de leur projet de facturation électronique, ajoute Lise Ansart. C’est la raison pour laquelle il convient qu’elles réfléchissent dès le départ aux processus qu’elles souhaitent automatiser, afin d’inclure cet objectif dans le choix de leur PA. » Une démarche dans laquelle Pitney Bowes accompagne les entreprises, notamment en les aidant à cartographier leurs flux de facturation et par le cadrage de leurs besoins métiers, mais aussi en mettant à leur disposition sa plateforme agréée.
La plateforme Pitney Bowes va au-delà des obligations réglementaires
Plateforme agréée sous réserve, la société est dans la dernière phase de tests requis pour lever les réserves à l’obtention de son immatriculation définitive. « Nous avons déjà réalisé avec succès tous les tests relatifs aux services Annuaire et Déclaration du Portail public de facturation, et finalisons actuellement les tests d’interopérabilité avec des PA tierces, poursuit Lise Ansart. Au-delà des obligations d’e-invoicing et d’e-reporting, Pitney Bowes gère l’ensemble des 42 cas d’usage identifiés, propose des statuts métiers venant compléter les statuts obligatoires de la réforme et une synchronisation de ceux-ci avec les ERP, et effectue des contrôles métiers ou encore des vérifications fournisseur sur les factures reçues. Pour accompagner les entreprises qui opèrent à l’international, elle couvre à ce jour la conformité réglementaire dans 72 pays, et ce dans le but de permettre aux entreprises de souscrire à une solution unique déployable dans toutes leurs entités auprès de l’ensemble de leurs utilisateurs. Enfin, cette PA est “ERP-agnostique”, ce qui facilite son intégration avec les systèmes d’information en place dans les entreprises. »
Une complétude fonctionnelle
Pour matérialiser les gains métiers attendus par les entreprises sur le cycle de leurs factures clients et/ou fournisseurs, Pitney Bowes propose par ailleurs des briques additionnelles à sa plateforme : automatisation de la gestion des relances clients, rapprochement factures/bons de commande/bons de réception, digitalisation de la gestion des litiges avec les fournisseurs, imputations comptables, détection de fraudes, etc. « Par exemple concernant la fraude, nous pouvons réaliser des contrôles entre les informations fournisseurs reçues sur la facture, comme le numéro d’IBAN, versus celles enregistrées sur la base de données fournisseurs de l’entreprise, explique Lise Ansart. Une non-concordance peut être due à une tentative de fraude (auquel cas sa détection évite à l’entreprise de payer un faux fournisseur) ou à un besoin de mise à jour du référentiel fournisseur. »
Ces fonctionnalités permettent la réduction du délai de paiement des factures client, avec un impact direct sur la trésorerie, ainsi que des gains de productivité notamment côté facturation fournisseur.
Une expertise éprouvée pour une transition en douceur vers la facturation électronique
Pitney Bowes met également à la disposition des entreprises son expertise en matière de digitalisation des processus complexes, ainsi que plus de 100 ans d’expérience dans le traitement des flux physiques. Au travers de sa plateforme multicanale, Pitney Bowes est en mesure d’offrir le meilleur aux entreprises non seulement pour leurs factures dématérialisées, mais aussi pour leurs autres flux digitaux, ainsi que pour leurs flux de documents encore physiques, les aidant ainsi dans leur transition vers le digital de manière simple, sûre et sécurisée, en particulier dans le cadre de leur passage vers la facturation électronique. En fonction de ses besoins, l’entreprise pourra n’utiliser que la fonction dématérialisation de la plateforme de Pitney Bowes pour émettre/recevoir des factures, ou y ajouter d’autres canaux d’échange tels que les e-mails, le courrier physique, le recommandé papier ou électronique, les SMS, etc. pour ses factures et/ou d’autres documents (contrats, bulletins de salaire…). « A cet effet, notre PA est intégrée dans un portail multicanal, qui sera le point d’entrée unique pour que les utilisateurs suivent l’ensemble de leurs flux et transactions, opérés ainsi sans disruption », poursuit Lise Ansart.
Questions à…Lise Ansart, global product manager chez Pitney Bowes
Quelles démarches menez-vous pour confirmer votre statut de plateforme agréée ?
Nous suivons l’ensemble des étapes nécessaires à la levée des réserves pour être plateforme agréée. Nous avons conclu les tests avec l’Annuaire central et le Concentrateur de données du Portail public de facturation. Par ailleurs, nous finalisons les tests d’interopérabilité avec les autres PA du marché. A cet effet, notre plateforme est certifiée point d’accès Open Peppol, ce qui facilitera ses flux avec les autres PA du marché et répond par ailleurs aux besoins des entreprises qui opèrent à l’étranger. En effet, la facturation électronique n’est pas un phénomène franco-français !
Où en est Pitney Bowes concernant la compliance internationale de sa PA ?
De plus en plus de pays dans le monde mettent en place des réformes sur la facturation électronique. Dans le cadre de la directive européenne ViDA, tous les pays d’Europe devront par exemple passer à la facturation électronique d’ici 2030. Plusieurs sont déjà engagés dans cette démarche comme l’Italie, la Pologne et depuis 2025 l’Allemagne pour la réception des factures, tandis que d’autres sont en cours de déploiement à l’instar de la Belgique à compter de janvier 2026, de la France bien entendu à partir de septembre 2026, mais aussi de l’Espagne, à partir de 2027. Pour accompagner les entreprises françaises qui travaillent avec des partenaires à l’international, nous veillons donc à la compliance de notre PA avec les réglementations locales sur la facturation électronique. A ce jour, elle est ainsi compatible avec 72 pays dans et hors de l’Europe.
Faites-vous évoluer votre PA ?
Nous restons en veille constante sur les évolutions liées aux spécifications externes et aux normes Afnor, ainsi que sur les changements et simplifications actuellement menés par la DGFiP sur l’e-reporting, afin de les prendre systématiquement en considération dans nos développements.
