Connaître son client pour éviter les mauvaises surprises

Pour éviter de subir un impayé, les entreprises disposent de nombreux leviers d’action en amont de la transaction commerciale. La partie prévention est en ce sens primordiale. Première étape : s’assurer de l’identité de son client. Il faut vérifier que l’entreprise est bien enregistrée dans un registre du commerce local, que l’adresse de facturation communiquée est la bonne, et que les interlocuteurs avec lesquels on échange disposent bien des pouvoirs nécessaires pour agir au nom de la société. C’est le meilleur moyen de limiter son exposition à une fraude.

Encadrer la transaction de manière claire et précise

Vient ensuite la signature du contrat et/ou des conditions générales de vente. Ces deux documents doivent mentionner le délai de paiement consenti, être signés par le client et rédigés dans sa langue. Il faut également préparer un bon de commande clair et précis, avec un accord sur le prix et la marchandise (caractéristiques et quantité). Le même niveau de précision est attendu concernant la facture : celle-ci devra faire mention des adresses de facturation et de livraison, ainsi que du détail de la marchandise (quantité, prix unitaire, prix total). Autant de précautions qui vous permettront de vous prémunir du moindre litige.

Déterminer la responsabilité de chacun à chaque étape de la transaction

L’Incoterm détermine à quel moment le client devient responsable de la marchandise. Il est primordial de le définir clairement avant que la livraison n’ait lieu, afin d’éviter la remise en question de la marchandise par le client. Par exemple, si le client est responsable de la marchandise dès que celle-ci quitte l’entrepôt du fournisseur, il en supportera les dégâts potentiellement occasionnés lors du transport jusqu’au lieu de destination finale.