Bien que la réforme sur la facturation électronique soit une contrainte réglementaire et qu’elle impacte les processus de gestion des notes de frais, elle représente également une opportunité pour les entreprises de structurer et d’optimiser ces derniers.
Quels sont les enjeux des entreprises en matière de gestion des notes de frais ?
La gestion des notes de frais soulève différentes problématiques au sein des entreprises. En premier lieu, la traçabilité et la transparence sur les dépenses liées aux notes de frais sont indispensables pour éviter les risques de fraudes et les erreurs, et garantir la conformité fiscale. Pour être éligibles à un remboursement et respecter le cadre légal, il faut donc s’assurer que ces dépenses sont faites pour l’entreprise et non au bénéfice du collaborateur, et qu’elles sont justifiées et proportionnées.
D’autre part, la gestion des notes de frais représente souvent pour les entreprises une charge administrative. Les collaborateurs doivent déclarer leurs notes de frais et justifier leurs dépenses qui ensuite seront contrôlées par les services financiers ou comptables de l’entreprise. Dès lors que ce processus n’est pas automatisé, il est chronophage et prend du temps, générant des coûts cachés. Une étude GBTA avait estimé le coût de traitement manuel d’une note de frais à 50 euros en moyenne, celui-ci étant multiplié par deux lorsque la note contenait au moins une erreur.
Enfin, dans un contexte de maîtrise des coûts, les entreprises ont besoin de renforcer le contrôle sur les dépenses liées à la gestion des notes de frais. Une démarche qui nécessite de mettre en place une politique en la matière, de définir des plafonds de dépenses et de vérifier que les collaborateurs utilisent bien les canaux de réservation et/ou les prestataires voyages choisis par l’entreprise. Sans outils de gestion des dépenses et des déplacements professionnels, ces vérifications ne peuvent se faire qu’a posteriori, ce qui en limite l’impact sur les coûts.
