Quels sont les enjeux des entreprises en matière de gestion des notes de frais ?

La gestion des notes de frais soulève différentes problématiques au sein des entreprises. En premier lieu, la traçabilité et la transparence sur les dépenses liées aux notes de frais sont indispensables pour éviter les risques de fraudes et les erreurs, et garantir la conformité fiscale. Pour être éligibles à un remboursement et respecter le cadre légal, il faut donc s’assurer que ces dépenses sont faites pour l’entreprise et non au bénéfice du collaborateur, et qu’elles sont justifiées et proportionnées.

D’autre part, la gestion des notes de frais représente souvent pour les entreprises une charge administrative. Les collaborateurs doivent déclarer leurs notes de frais et justifier leurs dépenses qui ensuite seront contrôlées par les services financiers ou comptables de l’entreprise. Dès lors que ce processus n’est pas automatisé, il est chronophage et prend du temps, générant des coûts cachés. Une étude GBTA avait estimé le coût de traitement manuel d’une note de frais à 50 euros en moyenne, celui-ci étant multiplié par deux lorsque la note contenait au moins une erreur.

Enfin, dans un contexte de maîtrise des coûts, les entreprises ont besoin de renforcer le contrôle sur les dépenses liées à la gestion des notes de frais. Une démarche qui nécessite de mettre en place une politique en la matière, de définir des plafonds de dépenses et de vérifier que les collaborateurs utilisent bien les canaux de réservation et/ou les prestataires voyages choisis par l’entreprise. Sans outils de gestion des dépenses et des déplacements professionnels, ces vérifications ne peuvent se faire qu’a posteriori, ce qui en limite l’impact sur les coûts.

A ces enjeux, ne faut-il pas ajouter désormais l’impact de la réforme sur la facturation électronique sur la gestion des notes de frais ?

En effet, la réforme sur la facturation électronique impose de nouvelles règles en matière de traitement des dépenses professionnelles. Selon la documentation Afnor, sur les 42 cas d’usages liés à la facturation électronique, cinq concernent les notes de frais. Ils différencient notamment les processus de traitement des factures faites au nom de l’entreprise de celles faites au nom du collaborateur. D’autre part, il faut également être en mesure de bien identifier qui, entre l’entreprise et le collaborateur paie la facture au prestataire de manière à éviter le risque opérationnel de double paiement. Enfin, la réforme impose de mettre en place de nouveaux process de gestion des factures et notamment de recourir à une plateforme agréée (PA) que l’entreprise connecte à son ERP ou son outil comptable et sur laquelle elle recevra les factures des fournisseurs de voyages, des hôteliers ou encore des restaurants.

Peut-on dire que malgré ces contraintes, la réforme représente également des opportunités d’optimiser la gestion des notes de frais ?

La facturation électronique est une opportunité pour les entreprises de moderniser, d’automatiser et de centraliser leur processus de gestion des frais et déplacements professionnels. Elle va fluidifier les échanges des entreprises avec ses prestataires et ses collaborateurs, leur apporter des données fiables et de la visibilité en temps réel sur ces dépenses. Enfin, l’administration fiscale disposera de tous les éléments pour les déclarations de TVA, évitant à l’entreprise d’apporter de nouveaux justificatifs.

Cette réforme va également permettre aux entreprises de renforcer leur contrôle sur les dépenses liées aux notes de frais. Il leur sera possible de réconcilier une facture liée à une dépense reçue sur la PA avec le justificatif du collaborateur et ainsi, en améliorer le suivi tout en évitant les fraudes sur les notes de frais.

Enfin, les factures étant centralisées au même endroit, les entreprises pourront vérifier que les dépenses ont bien été réalisées dans le cadre de la politique voyage de l’entreprise et disposeront de tous les éléments nécessaires pour mieux négocier leurs prix avec les prestataires de voyage. Elles pourront ainsi mieux maîtriser les coûts liés aux frais et déplacements professionnels.

Est-ce que Cegid accompagne les entreprises dans cette démarche ?

Cegid est à la fois éditeur d’une solution de gestion des notes de frais avec Cegid Notilus, d’ERP de référence sur le marché et d’une plateforme agréée (PA). Cette offre complémentaire qui s’interface avec les autres solutions du marché permet aux entreprises de prendre en compte les factures qu’elles ont directement payées aux prestataires, celles payées par le collaborateur avec une facture au nom de l’entreprise, ou encore celles hors réforme, payées par le collaborateur et qui font ensuite juste l’objet d’une note de frais. En centralisant toutes ces factures, elles disposent d’une visibilité optimale sur l’ensemble de ces dépenses que le comptable n’a plus qu’à contrôler, les réconciliations ayant déjà été effectuées pour lui. Elles évitent par ailleurs les doublons. Pour optimiser ces processus, il est néanmoins nécessaire de former et de sensibiliser les collaborateurs sur les impacts de la réforme et la nécessité de demander des factures au nom de l’entreprise.