Alors que le nouveau calendrier de la réforme sur la facturation électronique est désormais connu, Esker poursuit son travail d’information sur le sujet et encourage les entreprises à se préparer dès maintenant à la mise en place de cette réglementation.
Eric Valion, directeur customer experience, coordinateur B2B France chez Esker
Eric Valion est directeur de l’expérience client – coordinateur principal pour la facturation électronique B2B chez Esker.Diplômé des Etudes supérieures comptables et financières, Eric travaille depuis 30 ans dans l’industrie de l’édition logicielle, que ce soit chez des éditeurs ou des ESN (Cegid et Cap Gemini entre autres).
Le coup de frein aux projets en cours sur la facturation électronique provoqué par l’annonce du report de la réforme en juillet dernier aura été de courte durée. Depuis le vote en décembre dernier du projet de loi de Finances 2024 dans lequel s’inscrit cette réforme, les questionnements des entreprises sont repartis de plus belle. « Depuis quelques semaines, les entreprises manifestent de nouveau un intérêt certain sur le sujet, et nous interrogent aussi bien sur des questions techniques que fonctionnelles, constate Eric Valion, directeur customer experience, coordinateur B2B France chez Esker. Elles souhaitent s’informer, vérifier et reprendre ou avancer sur leur projet. Celles qui ont déjà mis en place la dématérialisation de leurs factures fournisseurs entendent profiter du temps offert par le report de la réforme pour étendre leur projet à la digitalisation des processus de facturation client. Ce report est également l’occasion pour nos clients de tester leurs solutions actuelles et l’impact des cas d’usages de la réforme qui sont à ce jour connus. Les entreprises en profitent pour vérifier que leurs référentiels et leurs données de facturation sont corrects, complètes et en phase avec les exigences de la future réglementation sur la facture électronique. Enfin, ce report permet aux entreprises de tester la compatibilité de la plateforme retenue avec celles de ses partenaires commerciaux. »
La candidature d’Esker à l’immatriculation PDP retenue par le gouvernement
L’interopérabilité entre les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) reste également un point d’attention important pour les entreprises et représente l’une des exigences du gouvernement pour être éligible à l’immatriculation PDP. Les noms des candidats à cette immatriculation commencent d’ailleurs à être connus, le gouvernement ayant en janvier diffusé la première liste des prestataires de la dématérialisation dont la demande serait examinée, liste dans laquelle figure Esker. « Il y a ainsi beaucoup à faire lorsqu’il s’agit d’assurer la conformité, précise Eric Valion. D’autant plus qu’au-delà de la compréhension des différentes réglementations en matière de facturation électronique, l’entreprise doit également s’assurer d’éviter les sanctions financières. A raison de 15 euros par facture et de 250 euros par transmission non conforme, les amendes pourraient en effet rapidement s’accumuler et impacter les résultats de l’entreprise… »
Un travail d’information et de pédagogie
Pour être prêtes dans les délais et éviter ces écueils, les entreprises manifestent aujourd’hui leur volonté d’avancer sur le sujet et ont néanmoins besoin de prestataires pour les accompagner dans leur projet. Un accompagnement qui repose entre autres sur les prestataires de la dématérialisation tels qu’Esker. « Du fait de notre expertise, nous sommes en effet en mesure de conseiller et aider les entreprises sur leur projet de dématérialisation des factures entrantes et sortantes, poursuit Eric Valion. Nous les accompagnons également sur la compréhension des formats de facture électronique ou encore du schéma descriptif des flux de facturation. Cela permet également de les aider à réorganiser et qualifier leur référentiel clients et fournisseurs afin qu’elles soient prêtes le jour où l’annuaire central sera disponible. »
Esker encourage les mises à jour des systèmes
Esker préconise par ailleurs à ses clients d’évoluer vers les versions de sa plateforme les plus récentes et qui prennent déjà en compte toutes les spécificités et contraintes de la réforme à ce jour connues. D’ailleurs, avec certains de ses clients, Esker a également déjà mis en œuvre la validation technique et fonctionnelle de la facturation électronique en émission et en réception, sur la base des spécifications fonctionnelles connues. « Tandis qu’ils commencent à passer en production sur de l’EDI ou de l’envoi de PDF par email, ils peuvent ainsi valider en même temps la conformité du contenu de leurs factures avec la réforme, explique Eric Valion. Nous pouvons leur préciser les segments manquants ou erronés dans la facture. Cette démarche leur permet de mieux qualifier le contenu de leur facture et peut même parfois les pousser à mettre à jour ou faire évoluer leur système d’information ou leur ERP. En revanche, dès lors que les interrogations des entreprises dépassent le champ de nos compétences, ce qui peut par exemple être le cas sur des sujets fiscaux ou comptables, nous les orientons vers ceux de nos partenaires les mieux à même d’y répondre. »
Grâce à ces différentes démarches amont, le passage effectif de ces entreprises à la facturation électronique ne nécessitera que quelques ajustements techniques et sans impacts majeurs.
Questions à… Catherine Blondeau-Siegel, sales manager order-to-cash chez Esker
Pourquoi le cash est plus que jamais au cœur des préoccupations des entreprises ?
Le cash est un enjeu clé de compétitivité et de résilience et ce, en particulier dans le contexte économique et de polycrise que nous traversons en ce moment. En effet, le ralentissement économique, l’inflation, l’accélération du volume des défaillances ainsi que la tendance pour les entreprises en difficulté à différer leurs délais de paiements pèsent sur les trésoreries. De même, le maintien de taux d’intérêt élevés et donc du coût de l’argent, incite également les entreprises à s’appuyer davantage sur le crédit interentreprise pour financer leur besoin en fonds de roulement et honorer leurs échéances, ce qui contribue également à l’allongement des délais de paiement. Dans ce contexte incertain, la récupération du cash et l’amélioration du DSO deviennent une priorité pour les entreprises.
Quels processus mettre en place pour accélérer les rentrées de cash ?
Il convient à cet effet que les entreprises optimisent l’ensemble de leurs processus order-to-cash. Dès l’ouverture du compte du client, il est important de définir une limite d’encours et de conditions de règlement au regard du profil et de la solidité financière de l’entreprise. Ces éléments, partagés avec l’équipe commerciale, doivent être régulièrement mis à jour et suivis par le credit manager afin d’anticiper tout risque de décalage de paiement voire d’impayés. Puis, lors de la diffusion d’une facture, il faut s’assurer qu’elle est envoyée à la bonne adresse, au bon service et à la bonne personne. Il faut également vérifier qu’elle contient bien toutes les données de facturation requises par l’administration fiscale et l’entreprise à qui elle est destinée, ainsi que les documents qui doivent y être joints afin qu’elle puisse être traitée dans les meilleurs délais. Enfin, il faut équiper et organiser ses équipes en charge du recouvrement de créances afin d’optimiser le suivi du cycle de vie de la facture. A cet effet, les entreprises peuvent s’appuyer sur des outils permettant d’analyser le comportement de paiement de leurs clients, en mixant des données internes avec celles provenant de sociétés d’information et d’adapter leurs scénarios de relance en conséquence. Elles peuvent également s’appuyer sur des solutions d’encaissement et de rapprochement. Ces solutions seront d’autant plus performantes dès lors qu’elles embarquent de l’intelligence artificielle. L’IA permet par exemple d’identifier et prioriser les combinaisons possibles entre les avis de paiement et les factures émises et de réaliser automatiquement les rapprochements. Les équipes en charge du recouvrement de créance gagnent ainsi en temps et en efficacité, ne relancent plus des clients qui ont déjà payé, contribuant ainsi à renforcer leur satisfaction. Les credit managers ont également accès à des outils de pilotage performants leur permettant de suivre, en temps réel, l’évolution des promesses de paiement, des encours et de la trésorerie.
Comment Esker accompagne les entreprises sur ces sujets ?
Esker intervient sur toute la chaîne de valeur order-to-cash, depuis l’ouverture du compte client jusqu’à l’encaissement des factures. Notre solution permet d’automatiser la demande d’ouverture de compte pour les nouveaux clients, via un portail. Elle permet ensuite de traiter ses demandes grâce à un outil de gestion des emails entrants ; s’appuyant sur l’IA, la solution analyse automatiquement la teneur de tous les messages qui arrivent à l’entreprise (commande, litige, demande de devis, demande d’information, etc.), priorise et adapte ainsi les réponses à apporter, aussi bien sur le fond que sur la forme. La plateforme Esker permet ensuite d’automatiser et de digitaliser le processus de commandes puis de générer la facture automatiquement dans le respect de la réglementation. Enfin, la solution Esker permet d’automatiser les processus d’encaissement et de recouvrement accélérant ainsi le temps de traitement et optimisant le pilotage du cash.
Dans ce contexte, qu’apporte la directive VIDA ?
La directive européenne VIDA devrait permettre d’harmoniser les pratiques, en définissant un cadre de modernisation des obligations déclaratives pour les entreprises via la mise en place d’obligations d’e-reporting et d’e-invoicing. Il est à noter que le modèle centralisé appliqué actuellement dans certains pays ne s’inscrit d’ailleurs pas dans la directive VIDA, au regard des formats propriétaires et d’une focalisation avant tout sur les besoins des administrations fiscales. Dans le même temps, VIDA imposera le recours à la facturation électronique pour les opérations transfrontières. Enfin, VIDA a également pour ambition de relever les défis de l’économie des plateformes, en actualisant les règles de TVA applicables à l’économie des plateformes, afin de traiter la question de l’égalité de traitement.
Et le réseau Peppol ?
Le réseau Peppol est l’équivalent de Swift pour l’échange de facture. Ce projet, financé par la Commission européenne et 18 agences gouvernementales, est destiné à standardiser et contrôler les informations mises à disposition sur les documents de facturation. Il comporte 300 points d’accès dans le monde dont 200 en Europe. L’Italie, le Luxembourg, la Belgique et la France (via Chorus Pro) l’utilisent déjà dans leurs échanges BtoG. A ce jour, seuls une vingtaine d’acteurs français font partie de ce réseau, dont Cegedim Business Services qui a développé plus de 50 interopérabilités au niveau mondial.
