Depuis le 1er avril 2021, date à laquelle est entré en vigueur le Bulletin officiel de la Sécurité sociale, les frais d’entreprise (qui relèvent d’une création jurisprudentielle reprise par l’administration) ne constituent plus une catégorie à part entière, distincte des frais professionnels.
Par Mehdi Caussanel-Haji, avocat associé, et Olivia Houy-Boussard, avocate, Barthélémy Avocats.
L’employeur pouvait en effet être conduit à rembourser des dépenses engagées par le salarié ou à mettre à sa disposition des biens ou services, sans qu’il s’agisse pour autant d’un élément de rémunération, d’un avantage en nature ou d’une indemnisation de frais professionnels.
Pour être qualifiés de frais d’entreprise, ces dépenses devaient être engagées dans l’intérêt de l’entreprise, en dehors de l’exercice normal de la profession du salarié, et revêtir un caractère exceptionnel.
Elles devaient toutefois être justifiées par :
– l’accomplissement des obligations légales ou conventionnelles de l’entreprise ;
– la mise en œuvre des techniques de direction, d’organisation ou de gestion de l’entreprise ;
– le développement de la politique commerciale de l’entreprise.
Depuis le 1er avril 2021, il n’est donc plus possible de cumuler la prise en charge des frais d’entreprise avec l’application d’une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels.
L’employeur doit, avant d’appliquer la déduction forfaitaire spécifique, réintégrer ces dépenses dans l’assiette de cotisations. Rappelons que cette déduction est plafonnée par salarié et par année civile à un montant de 7 600 euros, non revalorisable depuis l’arrêté du 20 décembre 2002. A moins que les salariés visés ne soient amenés à engager des dépenses particulièrement importantes, cette réintégration devrait mécaniquement avoir un faible impact sur la base de calcul des cotisations.
Sont désormais qualifiés de frais professionnels et, comme c’était le cas auparavant, exclus de l’assiette des cotisations sociales :
– les frais liés aux repas d’affaires, sous réserve qu’ils présentent un caractère exceptionnel (c’est-à-dire un caractère irrégulier et limité) et qu’ils aient été exposés en dehors de l’exercice normal de l’activité du salarié, dans l’intérêt de l’entreprise. L’employeur devra produire les pièces comptables attestant la réalité de ces repas d’affaires, la qualité des personnes y ayant participé et le montant de la dépense effectivement supportée par le salarié ;
– les dépenses d’entretien des vêtements...
