Bien plus qu’une plateforme agréée dans le cadre de la réforme sur la facturation électronique, Basware accompagne les entreprises dans l’automatisation de l’intégralité de leurs processus de traitement des factures, générant ainsi de la valeur pour les métiers.
Depuis plusieurs semaines maintenant, Basware est officiellement certifiée plateforme agréée (PA) et renforce ainsi sa capacité à sécuriser la conformité fiscale des entreprises sur le marché français. « Pour Basware, ce certificat n’est qu’une formalité, précise Stéphane Champion, VP ventes Europe du Sud de Basware. La mise en conformité de notre plateforme avec le mandat français sur la facturation électronique s’inscrit dans la continuité de ce que nous faisons déjà depuis des décennies » Depuis toujours, le cœur de métier de Basware s’articule en effet autour de la gestion du cycle de vie des factures et répond aux besoins en la matière des entreprises du monde entier. A cet effet, sa plateforme est bâtie selon un modèle ouvert qui s’interface aujourd’hui avec plus de 240 plateformes de dématérialisation des factures dans le monde. Elle gère nativement la complexité des mandats internationaux (KSeF en Pologne, etc.) tout en étant par ailleurs interopérable avec les réseaux Peppol International et Peppol France. « C’est d’ailleurs à partir de la solution Basware que le premier envoi de facture vers Peppol a été réalisé, poursuit Stéphane Champion. L’interopérabilité de notre plateforme nous permet d’offrir aux entreprises une conformité centralisée avec les mandats internationaux et Peppol sans multiplier les solutions locales. »
De la contrainte réglementaire à la valorisation des métiers
La valeur ajoutée de la solution va cependant bien plus loin que cette interopérabilité et la seule notion de PA. En effet, au travers de sa plateforme, Basware entend également aider les entreprises à transformer la contrainte réglementaire liée à la réforme sur la facturation électronique en une opportunité de déployer un véritable projet d’automatisation du cycle de vie de la facture. « Cette automatisation permet de mettre en place des process métiers tels que des règles de contrôles pour vérifier la conformité des factures avec les processus de l’entreprise, éviter les fraudes, les doubles paiements, etc., précise à ce sujet Stéphane Champion. Elle renforce par ailleurs la qualité des données, contribuant ainsi à une meilleure exploitation des technologies d’IA embarquées dans notre plateforme. »
Des IA au service des métiers
Basware s’appuie en effet sur des technologies d’IA pour par exemple, faciliter le traitement des commandes sans facture. « Le traitement des exceptions pour les factures dépourvues de bon de commande est facilité, indique Stéphane Champion. Les factures qui ne sont pas associées à un bon de commande, à un modèle d’imputation ou à un plan de paiement régulier peuvent ainsi être imputées automatiquement avec un minimum d’intervention humaine. » Basware intègre également des agents métiers IA qui, pour leur part, peuvent prioriser les tâches liées au traitement des factures, en fonction de leur montant, de la typologie du client, d’un contexte particulier, etc. Par ailleurs, les IA embarquées dans la solution de Basware permettent aussi aux métiers de réaliser des analyses et des tableaux de bord interactifs en fonction des besoins des métiers. « In fine, Basware permet de générer de la valeur pour les métiers », poursuit Stéphane Champion.
Un accompagnement par des experts
Pour accompagner au mieux les entreprises dans la mise en place de leur projet d’automatisation de la chaîne de facturation ainsi que dans leur passage à la facturation électronique, Basware s’appuie sur un réseau de partenaires experts. « Selon la taille et la complexité du projet, nous pouvons travailler en direct, avec des cabinets partenaires stratégiques tels que Deloitte ou Accenture, ou avec les intégrateurs experts tels que Fluxym, Dimo et Syleg, indique Stéphane Champion. Selon les cas, le pilotage projet peut également être confié une équipe Basware, qui peut également valider les sujets complexes ainsi que les étapes clés. »
L’accompagnement de Basware se poursuit également une fois la solution déployée. « Au travers de notre programme de customer success managers (CSM), nous entendons en effet aider les entreprises à optimiser l’usage de nos produits, explique Stéphane Champion. Dans le cadre de cette démarche, nous nous appuyons sur notre solution de pilotage Insights qui permet d’analyser et de monitorer les données issues des processus de facturation, afin de les améliorer en continu et d’optimiser le ROI des entreprises sur nos solutions. Ce programme nous permet également de garder le contact avec nos clients et de les informer en direct de l’évolution de nos produits. Enfin, certains de nos grands clients internationaux peuvent, via un service CSM dédié, nous remonter des besoins en termes de fonctionnalités. Certains de nos produits sont ainsi nés de cette co-création. »
Questions à…Stéphane Champion, VP ventes Europe du Sud de Basware
Quels sont les enjeux des entreprises qui migrent vers l’ERP SAP S/4HANA ?
La migration vers SAP S/4HANA est un projet de transformation technologique de grande ampleur qui peut prendre plusieurs années. Le ROI ainsi que l’optimisation des processus associés à ce projet peuvent donc être particulièrement longs. D’autre part, les entreprises ont également besoin de limiter la complexité de cette migration afin d’en maîtriser voire d’en réduire les coûts. Un besoin d’autant plus important si elles ont plusieurs ERP qui coexistent avec S/4HANA pendant et après la migration. Au-delà de cette migration, il leur faut également composer avec la multiplication des mandats internationaux liés à la facturation électronique, dont elles doivent intégrer les règles de gestion au fur et à mesure dans leur système de comptabilité fournisseurs.
En quoi Basware permet-elle aux entreprises de s’affranchir de ces complexités ?
Basware peut servir de plateforme unique pour la comptabilité fournisseurs (AP) sur tous les systèmes ERP de l’entreprise. Elle permet ainsi d’uniformiser les processus de gestion des factures, quel que soit l’ERP. Elle complète par ailleurs l’ERP SAP avec une expertise fonctionnelle ciblée et permet de s’affranchir des longs délais nécessaires à la mise en œuvre de S/4HANA pour cette brique. Conçue pour être déployée en parallèle du projet ERP, elle garantit un ROI rapide, généralement en moins de six mois.
D’autre part, cette solution permet aux entreprises d’être en anticipation sur les mandats de facturation électronique présents et à venir, en intégrant cette conformité directement dans leurs processus.
Avec Basware, les entreprises allègent le périmètre de leur projet S/4HANA et évitent les développements spécifiques ainsi que les coûts et risques qui y sont associés.
Cette solution contribue donc à l’optimisation des processus liés au traitement des factures ?
Avec cette solution, les entreprises automatisent l’intégralité de leur processus de traitement des factures : de la dématérialisation à la validation pour paiement dans l’ERP, en passant par le traitement des exceptions. Grâce à l’IA et au machine learning, la plateforme garantit une précision de capture des données de facturation de 100 % et un taux de traitement automatisé sans intervention humaine supérieur à 95 %. Elle permet également de détecter et d’identifier les sources de litiges, et donc de les résoudre plus rapidement, contribuant ainsi à l’amélioration des relations fournisseurs, à la réduction des délais de paiement et à la sécurisation de la supply chain. D’autre part, elle améliore la satisfaction des utilisateurs grâce aux agents IA embarqués, qui les aident à prioriser leur travail et les guident dans leurs choix avec des prédictions. Elle fournit aux DAF des indicateurs de performance comme le temps de traitement des factures ou encore les délais de paiement.
