A quelques semaines des premières échéances de la réforme sur la facturation électronique, Pitney Bowes renforce ses démarches d’accompagnement auprès des entreprises qui n’ont pas encore initié leur projet en la matière.
Alors que les délais pour la mise en œuvre de la réforme sur la facturation électronique se resserrent, il n’est plus temps pour les entreprises de tergiverser. Pourtant, elles sont encore très nombreuses à ne pas avoir encore engagé de démarches sur le sujet. « Au travers des différents événements sur la réforme sur la facturation électronique auxquels nous participons tels que les tables rondes, les ateliers des CCI, etc., nous constatons qu’une écrasante majorité d’entreprises n’a pas encore initié son projet de mise en conformité, explique Grégory Haastrup, expert digital chez Pitney Bowes. Certes les grands groupes et la plupart des ETI sont prêts à la bascule, mais c’est très loin d’être le cas pour les PME, TPE et entrepreneurs. A ce jour, 15 % des PME seulement ont choisi leur plateforme agréée. » Pourtant, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront au 1er septembre prochain être en capacité de recevoir des factures électroniques. A cet effet, il leur faut impérativement avoir choisi une plateforme agréée, être inscrites sur l’annuaire national et disposer d’une adresse de réception permettant d’échanger des factures électroniques. « De nombreux freins à la mise en conformité des entreprises demeurent, précise Grégory Haastrup. Pour 99 % des entreprises, la réforme sur la facturation électronique est encore perçue comme une contrainte et elles n’en perçoivent pas les bénéfices. Face à l’instabilité économique actuelle, elles ont par ailleurs souvent d’autres priorités et pour certaines, pas forcément les ressources financières nécessaires à la mise en place de ce projet. Alors que les échéances se rapprochent, nous continuons néanmoins de nous mobiliser pour communiquer sur ce sujet et faire preuve de pédagogie auprès des entreprises qui en ont besoin. »
Priorité à la mise en conformité des entreprises
L’heure n’est cependant plus au déploiement de projets globaux autour de la mise en place de la facturation électronique. « La priorité aujourd’hui consiste à embarquer le plus grand nombre d’entreprises sur le sujet, précise Grégory Haastrup. Au vu de la temporalité, nous nous concentrons donc actuellement sur la mise en conformité de l’ensemble de nos clients. » Si pour les entreprises concernées uniquement par l’obligation de réception au 1er septembre, la démarche est simple, il n’en est pas de même pour celles qui à cette même date devront également être en capacité d’émettre des factures électroniques. Pour ces dernières, un important travail d’audit est à réaliser en amont notamment pour le choix de la plateforme agréée. Elles doivent en effet réaliser une cartographie de leurs process et flux de facturation, en évaluer les volumes, comprendre le scope de leur clientèle, analyser les données qui sortent des systèmes de facturation et qui sont exigées par la réglementation, identifier les cas d’usage, etc. « Autant de démarches qui doivent être menées dans un temps désormais restreint et qui nécessitent par ailleurs des expertises, ajoute Grégory Haastrup. Accompagner ces entreprises dans leur mise en conformité est aujourd’hui une des priorités de Pitney Bowes. Pour celles d’entre elles qui souhaitent capitaliser sur la réforme pour pousser un cran plus loin la digitalisation de leurs processus de facturation, nous leur proposons des solutions à valeur ajoutée que nous déploierons alors après les premières échéances de septembre prochain. Nous pourrons par exemple les accompagner dans l’automatisation de leurs processus de rapprochement, la mise en place de workflows digitaux ou encore la génération automatique d’écritures comptables et analytiques. » Parallèlement, Pitney Bowes continue de s’engager fortement auprès des entreprises qui ont initié de longue date un projet de mise en conformité avec la réforme sur la facturation électronique intégrant par ailleurs une digitalisation plus poussée des processus de facturation.
Questions à…Grégory Haastrup, expert digital chez Pitney Bowes
Quelle est la valeur ajoutée de Pitney Bowes sur les projets de mise en conformité des entreprises avec la réforme sur la facturation électronique ?
La valeur ajoutée de Pitney Bowes repose sur sa méthodologie. Pour chaque projet client, nous attribuons un chef de projet. Il a pour mission d’aider l’entreprise dans la cartographie de ses process et flux de facturation ainsi que de ses cas d’usage, afin ensuite de lui proposer un accompagnement personnalisé pour son passage à la facturation électronique.
D’autre part, nous nous attachons à conseiller des solutions adaptées aux systèmes d’information et aux capacités IT de chacun de nos clients afin qu’ils n’aient pas à changer leurs outils en place.
Lorsque les entreprises ne disposent pas de services IT, nous travaillons alors avec leur propre intégrateur, notamment pour le transfert de données. Notre objectif consiste ainsi à faciliter autant que possible le passage des entreprises à la facturation électronique.
Quelles sont les différentes prestations d’accompagnement que vous proposez ?
Dès lors que nous auditons leur système de facturation, nous sommes en mesure ensuite de leur indiquer et préciser quelles sont les données manquantes dans leurs référentiels clients et fournisseurs pour qu’ils soient conformes avec les attendus de la réforme. D’autre part, une fois la plateforme agréée mise en place nous organisons des ateliers avec nos clients et leur intégrateur, afin de réaliser des tests sur leurs flux de facturation. Ces tests sont également l’occasion de vérifier que tous les cas d’usage de l’entreprise sont traités correctement. Nous formons également les utilisateurs sur la plateforme agréée et les spécificités de la loi de finances relatives à cet outil, comme par exemple les « statuts » obligatoires.
Quels sont les éléments différenciants de la plateforme agréée de Pitney Bowes ?
Au-delà de répondre aux différentes obligations réglementaires nécessaires pour être reconnue « plateforme agréée » par l’Etat, notre PA est « ERP-agnostique » : elle s’interface donc avec l’ensemble des solutions de gestion du marché. D’autre part, elle sait traiter les 44 cas d’usage à ce jour définis par l’administration fiscale. Pitney Bowes s’engage à suivre les différentes évolutions liées à cette réforme, notamment sur les cas d’usage, et à adapter sa PA en conséquence, afin d’en faire bénéficier ses clients au travers de mises à jour gratuites. Par ailleurs, Pitney Bowes est historiquement multicanal. A ce titre, nous sommes en mesure d’envoyer des données de facturation via des flux de facturation électronique, un e-mail certifié et même par courrier postal. Nous pouvons ainsi accompagner les entreprises pendant la période transitoire et en particulier celles dont les clients n’auraient pas encore de PA. Enfin, pour répondre aux besoins des entreprises qui opèrent à l’international, Pitney Bowes est présent dans 72 pays et travaille à la mise en conformité de sa plateforme avec chacune des réglementations locales sur la facturation électronique.
